Archive

Posts Tagged ‘nhận xét’

Phân loại phần mềm kế toán

December 13, 2011 Leave a comment

Có nhiều cách để phân loại phần mềm kế toán và mỗi cách sẽ cho ta thấy một cái nhìn khác nhau mỗi loại phần mềm. Ở đây xin đưa ra cách phân loại theo nguồn gốc của các phần mềm có mặt trên thị trường nhằm giúp doanh nghiệp, cá nhân quan tâm có cái nhìn sâu sắc hơn về ưu, nhược điểm của các loại phần mềm cũng như thảo luận tìm ra biện pháp hoàn thiện chúng. Nếu phân loại theo nguồn gốc, có thể chia các phần mềm thành 3 loại đó là phần mềm của nước ngoài như Sum System, Peachtree, Quichbook… Phần mềm nội như Esoft, Fast, Bravo, Bit Accounting… Và phần mềm kế toán nước ngoài được Việt hóa như 1C:Kế toán 8. Mỗi loại đều có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng mà khách hàng nên chú ý tới.

Các phần mềm nước ngoài

Ưu điểm:

  • Rất chuyên nghiệp, bạn có thể nhận thấy điều này khi sử dụng các phần mềm nổi tiếng như Sun System, Quickbook, Peachtree… Điều này có thể giải thích do ở các nước phát triển quy trình quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp nên phần mềm phải đáp ứng các điều kiện khắt khe.
  • Phần mềm ổn định và được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến.
  • Hệ thống báo cáo quản trị rất mạnh và các công cụ lập báo cáo thông minh. Ví dụ của Peachtree có thể kết hợp với Crystal Report để lập ra các báo cáo riêng cho khách hàng.

Nhược điểm:

  • Điều đầu tiên đó là chi phí cao so với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam, giá lắp đặt thường giao động từ vài nghìn đến hàng trăm nghìn USD.
  • Không tương thích hoàn toàn với chế độ kế toán Việt Nam. Các phần mềm nước ngoài thường hỗ trợ theo chế độ kế toán của Mỹ và Anh là chủ yếu.
  • Đào tạo, vận hành tốn kém và chi phí cao. Để bộ máy kế toán có thể sử dụng hết các tính năng thường mất từ vài tháng đến cả năm.
  • Bảo hành, sửa chữ khá phức tạp khi xảy ra sự cố và với chi phí cao. Mỗi khi xảy ra sự cố bạn sẽ phải mời chuyên viên nước ngoài sang và cho dù có khắc phục được hay không bạn cũng phải chi từ 500-1000 USD cho việc sửa chữa này.

Các phần mềm trong nước

Ưu điểm

  • Ưu điểm đầu tiên đó là chi phí thấp, giá của các phần mềm nội thường giao động từ vài triệu đến vài chục triệu cho việc cài đặt và triển khai.
  • Đơn giản và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Mỗi khi có thay đổi chính sách kế toán, các phần mềm nội khá nhanh trong việc cập nhật các thay đổi này.
  • Dễ dàng tùy biến theo nhu cầu người sử dụng, hiệu chỉnh phần mềm kế toán nhanh theo yêu cầu mà chi phí thấp
  • Việc hỗ trợ nhanh chóng từ các nhân viên trong nước và chi phí thấp hơn.

Nhược điểm

  • Nhiều phần mềm thiết kế không chặt chẽ, tùy tiện và khả năng tự động hóa thấp. Ưu điểm đơn giản đồng thời cũng là nhược điểm của các phần mềm nội. Do đơn giản quá nên trong quy trình thường có nhiều kẽ hở dễ xảy ra sai sót và gian lận.
  • Do dễ dàng tùy biến, nên nếu đội ngũ triển khai phần mềm thiếu kinh nghiệm, sẽ làm cho chương trình vận hành kém, nhiều sai sót và khó bảo trì các bản đã tùy biến.

Phần mềm nước ngoài được Việt hóa

Phần mềm nước ngoài được Việt hóa mới xuất hiện không lâu nhưng đã chứng tỏ được nhiều lợi thế của mình trên thị trường nước ta hiện nay.

Ưu điểm

  • Có các tính năng mạnh mẽ giống với các phần mềm nước ngoài như cấu trúc chặt chẽ, chuyên nghiệp, độ ổn định và tính bảo mật cao… Đồng thời cũng kết hợp với một một số ưu điểm của phần mềm trong nước như khá phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính và quản trị khá mạnh với nhiều tiêu thức lựa chọn.
  • Giá cả hợp lý hơn.
  • Hỗ trợ tốt và nhanh hơn với chi phí hợp lý hơn các chương trình ngoại.

Nhược điểm

  • Tuân theo các quy trình chuẩn quốc tế nên khá khó khăn trong việc áp dụng vào các doanh nghiệp không có mô hình quản lý chặt chẽ, nếu người dùng đã quá quen với các quy trình hạch toán tay sẽ khó trong việc chuyển qua tiếp nhận với một quy trình chuẩn.
  • Có nhiều thuật ngữ nước ngoài nên người sử dụng thường không hiểu được ngay ý nghĩa trong giai đoạn đầu tiếp cận.

Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán

November 19, 2011 Leave a comment

Hiện nay, khi bạn chọn mua bất cứ một sản phẩm nào thì bạn đều phải tìm hiểu tính năng tác dụng của sản phẩm đó, nhưng việc tìm ra tính năng tác dụng của sản phẩm không phải chỉ dựa vào phần quảng cáo giới thiệu của người bán hàng mà bạn phải chủ động đưa ra các câu hỏi đặc thù đối với nhu cầu của mình cũng như sản phẩm, hàng hoá mình sẽ mua.

Qua đó, bạn có những quyết định đúng đắn và tránh cho bạn những sai lầm không đáng có. Cũng giống như các sản phẩm khác thì khi lựa chọn phần mềm kế toán cũng không nằm ngoài những mục đích đó vì thế chúng tôi đúc kết được những vấn đề được hầu hết các khách hàng rất quan tâm. Chính vì những lý do đó chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn những kinh nghiệm mà những khách hàng đi trước đã để lại, có thể giúp cho các bạn lựa chọn khi xem DEMO trình diễn bất cứ một sản phẩm phần mềm nào.

I. TÍNH ĐỘNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC YÊU CẦU ĐẶC THÙ

1. Chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báo cáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không?

2. Có thay đổi được giao diện sát với nội dung cần quản lý của từng doanh nghiệp không?

3. Tính giá vốn hàng hoá vật tư cùng một doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp hay không?

4. Kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố nào không?

5. Phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không?

6. Phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao các tiêu thức khấu hao TSCĐ có theo yêu cầu doanh nghiệp không?

7. Có thể quản lý 2 đơn vị tính cho cùng một loại sản phẩm không? Nếu đơn vị có nhu cầu.

8. Có báo cáo vừa tiếng Việt vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không?

II. TÍNH DỄ SỬ DỤNG

1. Thao tác nhập liệu có tối ưu hay không ?

– Các đối tượng mà doanh nghiệp quản lý vừa đủ mà không thừa, không thiếu. – Các danh mục có được quản lý vừa theo mã vừa theo tên không ? – Có thể sửa được dữ liệu ngay khi tìm kiếm dữ liệu hy phải quay về màn hình nhập liệu ban đầu để sửa. Khi xem báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được dữ liệu ngay khi ở màn hình báo cáo không.

2. Có hệ thống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không ?

3. Thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không ?

4. Quá nhiều màn hình nhập liệu (khó nhớ, phải thoát ra thoát vào nhiều) hay chỉ có một màn hình duy nhất (dễ nhớ, dễ dùng, ít thao tác phụ).

5. Với các bộ phận không cần biết nghiệp vụ kế toán (không biết định khoản) có thể sử dụng được chương trình không ?

III. TÍNH QUẢN TRỊ

1. Có tính quản trị xuôi không? Tức là truy xuất ra các thông tin dạng thống kê, báo cáo (theo các hình thức lọc gộp thông tin) nhanh ngay khi tìm kiếm dữ liệu không ?

2. Các báo cáo trước khi in có thể sắp xếp, lọc gộp dữ liệu lớn, nhỏ (theo bất kỳ trường nào) để giúp cho các nhà quản trị không ?

3. Có tính quản trị ngược không? Tức là khi đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem ngay số liệu chi tiết của từng mục tổng hợp.

4. Có tính quản trị theo kế hoạch không? Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như thế nào? Có thể đưa ra các bài toán giả định theo mục tiêu không?

5. Có được các báo cáo tổng hợp so sánh theo thời gian không?

6. Có thể cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp không? Khi thêm các báo cáo quản trị mới thì có phải yêu cầu nhà cung cấp lập trình thêm và có mất thêm chi phí không?

7. Khách hàng có thể tự thay đổi trình bày báo cáo theo yêu cầu mà không cần đến nhà cung cấp không?

IV. TÍNH TỰ ĐỘNG CAO

1. Khách hàng có thể đặt tự động mã một số yếu tố lặp lại thường xuyên cho máy tính không? Ví dụ: Định khoản tự động, tính thuế VAT tự động, đặt sẵn kho hàng, khoản mục chi phí… cho chứng từ nhập vào.

2. Xử lý lệch tỷ giá tự động không? (tức là chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá khi nhập số liệu và khi điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ cuối tháng).

3. Kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý có thực hiện tự động không (tức là chương trình tự sinh ra các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động).

4. Giá vốn Vlsphh xuất có tính tự động hoàn toàn không?

– Không cần qua bước tổng hợp trung gian nào. – Khi thay đổi giá nhập hoặc giá thành sản phẩm và chương trình tính lại giá vốn thì giá xuất Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm sẽ được cập nhật theo không?

V. TÍNH LIÊN KẾT, LIÊN HOÀN

1. Các modul TSCĐ, Lao động tiền lương, tính giá thành sản phẩm có cùng trong một phần mềm không, tức là có sự dùng chung một cơ sở dữ liệu?

2. Các bộ phận nghiệp vụ khác (như phòng kinh doanh) có thể cập nhật dữ liệu và khai thác thông tin tại máy của mình không?

VI. TÍNH CHI TIẾT, BẢO MẬT

1- Chương trình có quản lý chi tiết tới từng yếu tố (theo đặc thù của doanh nghiệp) mà nhà quản lý cần quan tâm không? Ví dụ: Chi tiết doanh thu, lãi lỗ, công nợ theo từng hợp đồng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng kênh luồng phân phối, từng nhân viên bán hàng, từng vùng, từng loại hàng…hoặc kết hợp các yếu tố trên?

2- Sau khi khoá sổ dữ liệu, các số dư chi tiết theo các yếu tố cần quản lý trên có được chuyển đúng sang kỳ mới không, hay bị gộp lại? Ví dụ: Số dư công nợ theo hoá đơn, vụ việc, số dư chi phí theo công trình…

3- Chương trình có thể sao lưu dữ liệu tự động không?

4- Cơ chế phân quyền, bảo mật có chi tiết theo từng người với từng nghiệp vụ, từng báo cáo, từng chức năng hay không?

Phần mềm kế toán Việt Nam có rất nhiều nhà cung cấp, lựa chọn thế nào ?

5- Chương trình có lưu vết tên người nhập, người sửa dữ liệu đối với từng bút toán không, từng nghiệp vụ phát sinh?

6- Có cho phép xử lý bù trừ công nợ không?

7- Có cho phép biết được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập liệu?

VII. KHẢO SÁT NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG CỦA HỌ

Thông thường, một phần mềm kế toán phải qua vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ hiệu quả mà chương trình mang lại, vì thế nếu lựa chọn không đúng thì nhà đầu tư rất dễ rơi vào tình trạng “Bỏ thì thương, vương thì tội”. Do vậy, ngoài những thông số chi tiết về kỹ thuật, cần phải xem xét:

1- Số lượng, tỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng, ý kiến của các khách hàng này về hiệu quả sử dụng sản phẩm..

2- Tham gia các khoá đào tạo về phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm.

3- Tham khảo kỹ các khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm, đặc biệt là các khách hàng có cùng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề…

4- Các cách thức, phương tiện, nguồn lực hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp như: Tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến trên Internet, quy trình chất lượng chuyển giao, phương thức bảo hành, bảo trì…

5- Các quy trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ.

VIII. VỀ GIÁ CẢ

1- Giá cả thường phản ánh giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng, đồng thời giá cả cũng phản ánh chất lượng của sản phẩm. Giá của phần mêm kế toán trong môi trường cạnh tranh là do thị trường quy định. Hiện tại, giá cả của một phần mềm kế toán nước ngoài từ vài ngàn đến vài chục ngàn đô la. Giá phần mềm trong nước rẻ hơn nhiều. Các kiến thức để khai thác, ứng dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả không phải là kiến thức phổ thông. Do vậy các phần mềm có giá trị quá thấp (dưới 5 triệu VNĐ) thường không đáng tin cậy và chúng ta cũng nhận thấy không có sự xâm phạm bản quyền đối với phần mềm kế toán.

2- Về nguyên tắc, giá cả phần mềm phụ thuộc vào các phần hành mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, quy mô quản lý và các thông số đặc thù của từng đơn vị.

IX. TÍNH CÔNG KHAI CỦA PHẦN MỀM

Các phần mềm phải được trình diễn công khai tại các hội thảo, phải vượt qua sự đối chất trước hàng trăm nhà chuyên môn trong lĩnh vực liên quan và cả của các nhà cung cấp khác. Đó là sự thách thức lớn lao và nguy hiểm nhất đối với phần mềm kế toán.