Archive

Posts Tagged ‘Phần mềm kế toán’

Đánh giá thị trường phần mềm kế toán 2012

February 12, 2012 Leave a comment

Năm nay các công ty phần mềm trở nên năng động hơn bao giờ hết. Họ tích cực tìm kiếm thị trường và thay đổi các hình thức cung cấp dịch vụ, sản phẩm để tương thích nhanh với nhu cầu khách hàng…
Thị trường tiềm năng của phần mềm kế toán trong năm 2012 hướng mạnh vào các doanh nghiệp mới thành lập, tiếp đó là những doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi, nâng cấp phần mềm kế toán hiện tại. Hướng đến các nhóm khách hàng này, nhà cung cấp tìm cách nâng cấp phần mềm sao cho thích ứng với sự tăng trưởng của khách hàng; hoặc phải thay đổi phương thức kinh doanh để hài hoà với bài toán “cắt giảm chi phí” của phần đa doanh nghiệp trong giai đoạn nền kinh tế đang suy thoái chung.
Nhận định về tiềm năng của thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam trong năm 2012, hầu hết các công ty phần mềm đều cho rằng năm nay doanh nghiệp sẽ tiếp tục hạn chế chi tiêu như đã tiến hành từ năm 2011 do tình hình kinh doanh vẫn khó khăn. Tuy nhiên, điều đáng mừng là những năm gần đây, doanh nghiệp các ngành nghề trong nước đã nhận thức được vai trò của tin học hóa, riêng phần mềm kế toán được doanh nghiệp xác định như một phần không thể thiếu.
Một số công ty cung cấp phần mềm kế toán đã khẳng định doanh thu của họ trong vòng 3 năm trở lại đây (từ 2009 đến nay) khá ổn định, thường tăng trưởng ở mức 20% – 30%.

Phần mềm kế toán thông minh hơn

Phần mềm kế toán ngày càng nhiều tính năng cho người dùng

Đi theo xu hướng phần mềm kế toán ngày càng thông minh hơn là phần lớn các nhà sản xuất – cung cấp phần mềm đã có tên tuổi, có nhiều khách hàng như MISA, Fast, Bitware …
Đại diện Công ty MISA cho biết trong năm 2012 chú trọng cải tiến sản phẩm để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng. Phần mềm MISA SME.NET phiên bản 2012 có thể hỗ trợ đầy đủ các chức năng liên quan đến thuế: từ tích hợp chữ ký số vào các báo cáo thuế; kết xuất trực tiếp báo cáo có mã vạch theo tiêu chuẩn của Tổng cục Thuế; hỗ trợ nộp hồ sơ thuế qua mạng. Doanh nghiệp không còn phải mất thời gian nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm ứng dụng hỗ trợ kê khai thuế (HTKK).
Ngoài ra, MISA SME.NET 2012 có thêm một số tính năng mới như: tính giá thành theo Quyết định 48/2011/QĐ-BTC; Lập dự toán và Kiểm soát thu, chi ngân sách theo từng bộ phận, phòng ban, văn phòng, chi nhánh; cung cấp các báo cáo quản trị chi phí, báo cáo quản trị mua hàng, bán hàng.
Cùng cách làm này, đại diện Công ty phần mềm FAST cho biết công ty sẽ tiếp tục đẩy mạnh 2 điểm chính là làm cho phần mềm có tốc độ nhanh hơn và có nhiều tính năng thông minh hơn.
Theo ông Phan Quốc Khánh, càng ngày khối lượng dữ liệu càng tăng, nếu phần mềm vẫn như cũ thì tốc độ sẽ bị chậm đi. Rất nhiều doanh nghiệp quan tâm tốc độ xử lý qua Internet. Do vây, các công ty thiết kế phần mềm sao cho xử lý khối lượng lớn dữ liệu mà vẫn đảm bảo tốc độ và chính xác. Ngoài ra, nhu cầu về quản lý, phân tích số liệu nhanh chính xác sẽ hỗ trợ DN trong việc tìm hiểu nhanh nhu cầu sản phẩm của khách hàng, tình hình kinh doanh…
Không thay đổi về giá nhưng bổ sung tính năng cũng là cách Công ty Bitware lựa chọn. Các tính năng được Bitware bổ sung trong phiên bản mới ra mắt trong năm 2012 như tự động cập nhật các bản vá, tăng nội dung cảnh báo người dùng, tự động cập nhật cho phù hợp với các thông tư, nghị định mới liên quan đến nghiệp vụ kế toán. Bitware cũng cho thiết kế lại phần mềm theo hướng mở để có thể tương thích với các phần mềm chuyên dụng khác của doanh nghiệp.
Theo ông Nguyễn Thái Trang, Chủ tịch HĐQT Asiasoft, doanh nghiệp ngày nay đều đã có nhận thức cao về việc ứng dụng CNTT trong quản lý, sản xuất và họ có thể sử dụng phần mềm trong những hoạt động chuyên môn khác, vì vậy, phần mềm kế toán cũng nên tương thích với các phần mềm đó để thuận tiện cho công tác quản trị của doanh nghiệp.
Định hướng phần mềm kế toán phục vụ quản trị cũng là xu hướng đang phát triển. Theo đó, các phần mềm kế toán sẽ được bổ sung thêm các phân hệ quản trị quan hệ khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, lương, quản lý nhân sự…
Thay đổi phương thức kinh doanh
Nếu như trước đây, phần mềm kế toán chủ yếu được bán dưới dạng đóng gói với chi phí khoảng vài triệu đồng/bản thì nay, cùng với xu hướng ảo hóa và điện toán đám mây, nhiều doanh nghiệp chuyển sang cung cấp trên nền web (để chuẩn bị cho việc đưa lên hạ tầng đám mây trong thời gian tới) hoặc cung cấp dưới dạng dịch vụ (SaaS) cho thuê theo năm. Các doanh nghiệp đi theo xu hướng này có thể kể đến như Asiasoft, FAST, MISA, Bitware…
Với phiên bản web-base, FAST kỳ vọng doanh thu năm 2012 sẽ tăng khoảng 30% – 35%, còn Bitware cũng hy vọng sẽ tăng trưởng 25% trong năm 2012.
Chi phí sản phẩm phần mềm thấp sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tin học hóa các hoạt động mà không bị áp lực về việc đầu tư cho CNTT.
Thay lời kết
Có thể thấy, năm nay các công ty phần mềm trở nên năng động hơn bao giờ hết. Họ tích cực tìm kiếm thị trường và thay đổi các hình thức cung cấp dịch vụ, sản phẩm để tương thích nhanh với nhu cầu khách hàng. Về phía các doanh nghiệp ứng dụng, dù muốn hay không trong quá trình phát triển họ sẽ cần đến ứng dụng CNTT (tùy mức độ) để hỗ trợ quản lý.BKJGCKAJAJN7

 

Phân loại phần mềm kế toán

December 13, 2011 Leave a comment

Có nhiều cách để phân loại phần mềm kế toán và mỗi cách sẽ cho ta thấy một cái nhìn khác nhau mỗi loại phần mềm. Ở đây xin đưa ra cách phân loại theo nguồn gốc của các phần mềm có mặt trên thị trường nhằm giúp doanh nghiệp, cá nhân quan tâm có cái nhìn sâu sắc hơn về ưu, nhược điểm của các loại phần mềm cũng như thảo luận tìm ra biện pháp hoàn thiện chúng. Nếu phân loại theo nguồn gốc, có thể chia các phần mềm thành 3 loại đó là phần mềm của nước ngoài như Sum System, Peachtree, Quichbook… Phần mềm nội như Esoft, Fast, Bravo, Bit Accounting… Và phần mềm kế toán nước ngoài được Việt hóa như 1C:Kế toán 8. Mỗi loại đều có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng mà khách hàng nên chú ý tới.

Các phần mềm nước ngoài

Ưu điểm:

  • Rất chuyên nghiệp, bạn có thể nhận thấy điều này khi sử dụng các phần mềm nổi tiếng như Sun System, Quickbook, Peachtree… Điều này có thể giải thích do ở các nước phát triển quy trình quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp nên phần mềm phải đáp ứng các điều kiện khắt khe.
  • Phần mềm ổn định và được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến.
  • Hệ thống báo cáo quản trị rất mạnh và các công cụ lập báo cáo thông minh. Ví dụ của Peachtree có thể kết hợp với Crystal Report để lập ra các báo cáo riêng cho khách hàng.

Nhược điểm:

  • Điều đầu tiên đó là chi phí cao so với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam, giá lắp đặt thường giao động từ vài nghìn đến hàng trăm nghìn USD.
  • Không tương thích hoàn toàn với chế độ kế toán Việt Nam. Các phần mềm nước ngoài thường hỗ trợ theo chế độ kế toán của Mỹ và Anh là chủ yếu.
  • Đào tạo, vận hành tốn kém và chi phí cao. Để bộ máy kế toán có thể sử dụng hết các tính năng thường mất từ vài tháng đến cả năm.
  • Bảo hành, sửa chữ khá phức tạp khi xảy ra sự cố và với chi phí cao. Mỗi khi xảy ra sự cố bạn sẽ phải mời chuyên viên nước ngoài sang và cho dù có khắc phục được hay không bạn cũng phải chi từ 500-1000 USD cho việc sửa chữa này.

Các phần mềm trong nước

Ưu điểm

  • Ưu điểm đầu tiên đó là chi phí thấp, giá của các phần mềm nội thường giao động từ vài triệu đến vài chục triệu cho việc cài đặt và triển khai.
  • Đơn giản và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Mỗi khi có thay đổi chính sách kế toán, các phần mềm nội khá nhanh trong việc cập nhật các thay đổi này.
  • Dễ dàng tùy biến theo nhu cầu người sử dụng, hiệu chỉnh phần mềm kế toán nhanh theo yêu cầu mà chi phí thấp
  • Việc hỗ trợ nhanh chóng từ các nhân viên trong nước và chi phí thấp hơn.

Nhược điểm

  • Nhiều phần mềm thiết kế không chặt chẽ, tùy tiện và khả năng tự động hóa thấp. Ưu điểm đơn giản đồng thời cũng là nhược điểm của các phần mềm nội. Do đơn giản quá nên trong quy trình thường có nhiều kẽ hở dễ xảy ra sai sót và gian lận.
  • Do dễ dàng tùy biến, nên nếu đội ngũ triển khai phần mềm thiếu kinh nghiệm, sẽ làm cho chương trình vận hành kém, nhiều sai sót và khó bảo trì các bản đã tùy biến.

Phần mềm nước ngoài được Việt hóa

Phần mềm nước ngoài được Việt hóa mới xuất hiện không lâu nhưng đã chứng tỏ được nhiều lợi thế của mình trên thị trường nước ta hiện nay.

Ưu điểm

  • Có các tính năng mạnh mẽ giống với các phần mềm nước ngoài như cấu trúc chặt chẽ, chuyên nghiệp, độ ổn định và tính bảo mật cao… Đồng thời cũng kết hợp với một một số ưu điểm của phần mềm trong nước như khá phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính và quản trị khá mạnh với nhiều tiêu thức lựa chọn.
  • Giá cả hợp lý hơn.
  • Hỗ trợ tốt và nhanh hơn với chi phí hợp lý hơn các chương trình ngoại.

Nhược điểm

  • Tuân theo các quy trình chuẩn quốc tế nên khá khó khăn trong việc áp dụng vào các doanh nghiệp không có mô hình quản lý chặt chẽ, nếu người dùng đã quá quen với các quy trình hạch toán tay sẽ khó trong việc chuyển qua tiếp nhận với một quy trình chuẩn.
  • Có nhiều thuật ngữ nước ngoài nên người sử dụng thường không hiểu được ngay ý nghĩa trong giai đoạn đầu tiếp cận.

Ra mắt phần mềm kế toán mới

November 26, 2011 Leave a comment

Phiên bản 2008 của 2 phần mềm kế toan hàng đầu hiện nay Intuit Quicken và Microsoft Money đều cố gắng đơn giản hóa công việc quản lý tài chính bằng cách làm cho vài tính năng có khả năng truy xuất ngay cả khi không khởi chạy toàn bộ ứng dụng.

NTN dùng thử phiên bản Home & Business của 2 phần mềm kế toán trên và nhận thấy chúng thực sự có những tính năng cải tiến đáng giá. Tuy nhiên, người dùng đang tìm kiếm phần mềm kế toán có thể quản lý đồng thời ngân sách cá nhân và doanh nghiệp sẽ thấy Quicken có ưu điểm hơn.

Microsoft đã đổi tên gói phần mềm cũ thành Money Plus, từ “Plus” đề cập đến một applet mới xuất hiện ở khay hệ thống mang tên Money Insights. Nhấn vào biểu tượng này, bạn có thể xem qua các bản báo cáo thu gọn có khả năng tùy biến của bất kỳ 1 trong 3 chủng loại (category) sau: Spending – theo dõi các khoản chi tiêu, Cash Flow – dòng tiền và Bills – nhắc nhở các khoản nợ sắp đến hạn thanh toán. Bạn có thể chọn khởi chạy toàn bộ ứng dụng từ Insights nhưng chỉ khi muốn nhập một giao dịch (bạn không bị bắt buộc phải kích hoạt tính năng Insights nếu không muốn làm chậm hệ thống bởi một tiến trình chạy ở chế độ nền).

phần mềm kế toán Money Plus 2008 cho phép liên kết giao dịch với các chứng từ điện tử, chẳng hạn các hình ảnh kiểm tra, tính năng mà người dùng Quicken đã có cách đây vài năm. Khác với phần mềm kế toán Quicken, Money Plus không bổ sung các chứng từ vào tập tin dữ liệu (chúng có thể nhanh chóng làm tăng kích thước tập tin), mà chỉ cung cấp liên kết đến một thư mục trên đĩa cứng. Quicken mã hóa các tập tin dữ liệu – tính năng bảo mật mà Microsoft không cung cấp.

Phiên bản miễn phí và dùng thử của các dịch vụ tài chính (báo cáo tín dụng, công cụ giúp trẻ quản lý chi tiêu, báo cáo đầu tư) mà Microsoft bổ sung vào phiên bản Money Plus Premium với mức giá 10USD chưa thật sự ấn tượng. Trong khi đó, phiên bản Money Plus Home & Business bổ sung bản dùng thử PayCycle – dịch vụ trả lương nhân viên trên nền web thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ – cũng như những công cụ phần mềm bổ sung khác (tạo hóa đơn và theo dõi các khoản chi liên quan đến thuế) dành cho người dùng muốn kết hợp quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

Hiệu quả cho doanh nghiệp

Mặt khác, phần mềm kế toán Quicken 2008 Home & Business là lựa chọn có ý nghĩa hơn cho các doanh nghiệp nhỏ nhờ những cải tiến cho phép theo dõi một hay nhiều doanh nghiệp độc lập. Một công cụ hữu ích khác có thể kể đến là tính năng đánh dấu mới, cho phép tạo nhóm các khoản chi tiêu từ vài chủng loại. Ví dụ, bạn có thể dễ dàng xem tất cả giao dịch liên quan đến một doanh nghiệp hay một thành viên cụ thể trong gia đình.

Giống Money Plus, phần mềm kế toán Quicken cung cấp một apllet xuất hiện trên khay hệ thống mang tên Billminder Gadget, cho phép xem qua các giao dịch và hóa đơn sắp tới mà không cần phải khởi chạy toàn bộ ứng dụng. Hơn thế, nhiều người dùng sẽ hài lòng khi nhìn thấy PayPal trên danh sách các tổ chức tài chính hỗ trợ tải các giao dịch đến tài khoản Quicken.

Những đổi mới khác của Quicken xem ra khá bình thường nhưng dù sao vẫn trội hơn Money Plus bởi một điều quan trọng: Intuit vẫn còn cho phép người dùng tải dữ liệu giao dịch đến Quicken trong vòng 3 năm sau khi mua, trong khi Microsoft buộc nâng cấp Money sau mỗi 2 năm để duy trì các dịch vụ trực tuyến.

Đối với nhu cầu tìm kiếm một ứng dụng quản lý tài chính cá nhân có đầy đủ tính năng, Money sẽ là lựa chọn thích hợp nếu bạn muốn khả năng truy xuất nhanh, tuy nhiên Quicken tiếp tục thể hiện ưu thế về các tính năng nhất là cho doanh nghiệp nhỏ.

(Theo PCworld)

Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán

November 19, 2011 Leave a comment

Hiện nay, khi bạn chọn mua bất cứ một sản phẩm nào thì bạn đều phải tìm hiểu tính năng tác dụng của sản phẩm đó, nhưng việc tìm ra tính năng tác dụng của sản phẩm không phải chỉ dựa vào phần quảng cáo giới thiệu của người bán hàng mà bạn phải chủ động đưa ra các câu hỏi đặc thù đối với nhu cầu của mình cũng như sản phẩm, hàng hoá mình sẽ mua.

Qua đó, bạn có những quyết định đúng đắn và tránh cho bạn những sai lầm không đáng có. Cũng giống như các sản phẩm khác thì khi lựa chọn phần mềm kế toán cũng không nằm ngoài những mục đích đó vì thế chúng tôi đúc kết được những vấn đề được hầu hết các khách hàng rất quan tâm. Chính vì những lý do đó chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn những kinh nghiệm mà những khách hàng đi trước đã để lại, có thể giúp cho các bạn lựa chọn khi xem DEMO trình diễn bất cứ một sản phẩm phần mềm nào.

I. TÍNH ĐỘNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC YÊU CẦU ĐẶC THÙ

1. Chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báo cáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không?

2. Có thay đổi được giao diện sát với nội dung cần quản lý của từng doanh nghiệp không?

3. Tính giá vốn hàng hoá vật tư cùng một doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp hay không?

4. Kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố nào không?

5. Phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không?

6. Phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao các tiêu thức khấu hao TSCĐ có theo yêu cầu doanh nghiệp không?

7. Có thể quản lý 2 đơn vị tính cho cùng một loại sản phẩm không? Nếu đơn vị có nhu cầu.

8. Có báo cáo vừa tiếng Việt vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không?

II. TÍNH DỄ SỬ DỤNG

1. Thao tác nhập liệu có tối ưu hay không ?

– Các đối tượng mà doanh nghiệp quản lý vừa đủ mà không thừa, không thiếu. – Các danh mục có được quản lý vừa theo mã vừa theo tên không ? – Có thể sửa được dữ liệu ngay khi tìm kiếm dữ liệu hy phải quay về màn hình nhập liệu ban đầu để sửa. Khi xem báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được dữ liệu ngay khi ở màn hình báo cáo không.

2. Có hệ thống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không ?

3. Thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không ?

4. Quá nhiều màn hình nhập liệu (khó nhớ, phải thoát ra thoát vào nhiều) hay chỉ có một màn hình duy nhất (dễ nhớ, dễ dùng, ít thao tác phụ).

5. Với các bộ phận không cần biết nghiệp vụ kế toán (không biết định khoản) có thể sử dụng được chương trình không ?

III. TÍNH QUẢN TRỊ

1. Có tính quản trị xuôi không? Tức là truy xuất ra các thông tin dạng thống kê, báo cáo (theo các hình thức lọc gộp thông tin) nhanh ngay khi tìm kiếm dữ liệu không ?

2. Các báo cáo trước khi in có thể sắp xếp, lọc gộp dữ liệu lớn, nhỏ (theo bất kỳ trường nào) để giúp cho các nhà quản trị không ?

3. Có tính quản trị ngược không? Tức là khi đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem ngay số liệu chi tiết của từng mục tổng hợp.

4. Có tính quản trị theo kế hoạch không? Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như thế nào? Có thể đưa ra các bài toán giả định theo mục tiêu không?

5. Có được các báo cáo tổng hợp so sánh theo thời gian không?

6. Có thể cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp không? Khi thêm các báo cáo quản trị mới thì có phải yêu cầu nhà cung cấp lập trình thêm và có mất thêm chi phí không?

7. Khách hàng có thể tự thay đổi trình bày báo cáo theo yêu cầu mà không cần đến nhà cung cấp không?

IV. TÍNH TỰ ĐỘNG CAO

1. Khách hàng có thể đặt tự động mã một số yếu tố lặp lại thường xuyên cho máy tính không? Ví dụ: Định khoản tự động, tính thuế VAT tự động, đặt sẵn kho hàng, khoản mục chi phí… cho chứng từ nhập vào.

2. Xử lý lệch tỷ giá tự động không? (tức là chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá khi nhập số liệu và khi điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ cuối tháng).

3. Kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý có thực hiện tự động không (tức là chương trình tự sinh ra các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động).

4. Giá vốn Vlsphh xuất có tính tự động hoàn toàn không?

– Không cần qua bước tổng hợp trung gian nào. – Khi thay đổi giá nhập hoặc giá thành sản phẩm và chương trình tính lại giá vốn thì giá xuất Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm sẽ được cập nhật theo không?

V. TÍNH LIÊN KẾT, LIÊN HOÀN

1. Các modul TSCĐ, Lao động tiền lương, tính giá thành sản phẩm có cùng trong một phần mềm không, tức là có sự dùng chung một cơ sở dữ liệu?

2. Các bộ phận nghiệp vụ khác (như phòng kinh doanh) có thể cập nhật dữ liệu và khai thác thông tin tại máy của mình không?

VI. TÍNH CHI TIẾT, BẢO MẬT

1- Chương trình có quản lý chi tiết tới từng yếu tố (theo đặc thù của doanh nghiệp) mà nhà quản lý cần quan tâm không? Ví dụ: Chi tiết doanh thu, lãi lỗ, công nợ theo từng hợp đồng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng kênh luồng phân phối, từng nhân viên bán hàng, từng vùng, từng loại hàng…hoặc kết hợp các yếu tố trên?

2- Sau khi khoá sổ dữ liệu, các số dư chi tiết theo các yếu tố cần quản lý trên có được chuyển đúng sang kỳ mới không, hay bị gộp lại? Ví dụ: Số dư công nợ theo hoá đơn, vụ việc, số dư chi phí theo công trình…

3- Chương trình có thể sao lưu dữ liệu tự động không?

4- Cơ chế phân quyền, bảo mật có chi tiết theo từng người với từng nghiệp vụ, từng báo cáo, từng chức năng hay không?

Phần mềm kế toán Việt Nam có rất nhiều nhà cung cấp, lựa chọn thế nào ?

5- Chương trình có lưu vết tên người nhập, người sửa dữ liệu đối với từng bút toán không, từng nghiệp vụ phát sinh?

6- Có cho phép xử lý bù trừ công nợ không?

7- Có cho phép biết được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập liệu?

VII. KHẢO SÁT NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG CỦA HỌ

Thông thường, một phần mềm kế toán phải qua vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ hiệu quả mà chương trình mang lại, vì thế nếu lựa chọn không đúng thì nhà đầu tư rất dễ rơi vào tình trạng “Bỏ thì thương, vương thì tội”. Do vậy, ngoài những thông số chi tiết về kỹ thuật, cần phải xem xét:

1- Số lượng, tỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng, ý kiến của các khách hàng này về hiệu quả sử dụng sản phẩm..

2- Tham gia các khoá đào tạo về phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm.

3- Tham khảo kỹ các khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm, đặc biệt là các khách hàng có cùng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề…

4- Các cách thức, phương tiện, nguồn lực hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp như: Tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến trên Internet, quy trình chất lượng chuyển giao, phương thức bảo hành, bảo trì…

5- Các quy trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ.

VIII. VỀ GIÁ CẢ

1- Giá cả thường phản ánh giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng, đồng thời giá cả cũng phản ánh chất lượng của sản phẩm. Giá của phần mêm kế toán trong môi trường cạnh tranh là do thị trường quy định. Hiện tại, giá cả của một phần mềm kế toán nước ngoài từ vài ngàn đến vài chục ngàn đô la. Giá phần mềm trong nước rẻ hơn nhiều. Các kiến thức để khai thác, ứng dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả không phải là kiến thức phổ thông. Do vậy các phần mềm có giá trị quá thấp (dưới 5 triệu VNĐ) thường không đáng tin cậy và chúng ta cũng nhận thấy không có sự xâm phạm bản quyền đối với phần mềm kế toán.

2- Về nguyên tắc, giá cả phần mềm phụ thuộc vào các phần hành mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, quy mô quản lý và các thông số đặc thù của từng đơn vị.

IX. TÍNH CÔNG KHAI CỦA PHẦN MỀM

Các phần mềm phải được trình diễn công khai tại các hội thảo, phải vượt qua sự đối chất trước hàng trăm nhà chuyên môn trong lĩnh vực liên quan và cả của các nhà cung cấp khác. Đó là sự thách thức lớn lao và nguy hiểm nhất đối với phần mềm kế toán.

Phần mềm kế toán và ERP

November 15, 2011 Leave a comment

1. ERP là gì?

1.1 Định nghĩa

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v…. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

1.2 Tính Phân hệ của Phần mềm ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v…. Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;
• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng; và
• Quản lý nhân sự và tính lương.

Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ. Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn.

1.3 Hợp nhất với các Thông lệ

Tốt nhất Các phần mềm ERP được xây dựng tốt thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.

1.4 Lợi ích của việc Sử dụng Hệ thống ERP

Sau đây là một số lợi ích của hệ thống kế toán và ERP:

1.4.1 Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực1. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

1.4.2 Công tác Kế toán Chính xác Hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

1.4.3 Cải tiến Quản lý Hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

1.4.4 Tăng Hiệu quả Sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

1.4.5 Quản lý Nhân sự Hiệu quả Hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

1.4.6 Các Quy trình Kinh doanh được Xác định Rõ ràng Hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

2. Phân loại Phần mềm ERP

2.1 Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm lập trình viên trong công ty hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh. Ngoại trừ những dự án nhỏ và không quan trọng, chúng tôi không khuyên chọn cách này vì những rủi ro đáng kể của cách này.

2.2 Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết

Đây là loại phần mềm ERP được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng.

Loại phần mềm này hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi đó thì nhu cầu cho các phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm loại này nên xem xét kỹ khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng cấp trong tương lai của phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty.

2.3 Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển

Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam, ví dụ như LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003, VSDC’s ACsoft 2004, BSC’s Effect, Scitec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, DigiNet’s Lemon 3,Bitware’s Bit Accounting, và Kha Thi Software Center’s KT VAS.

Ngoài phân hệ kế toán, một số các công ty phần mềm trong nước cũng đã phát triển một vài phân hệ ERP khác nhưng thường họ không phát triển đầy đủ tất cả các phân hệ ERP mà các nhà cung cấp nước ngoài thường có.

2.4 Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp thấp

Các phần mềm này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản. Ví dụ về các phần mềm này bao gồm QuickBooks, PeachTree và MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô-la Mỹ. Các phần mềm này thường không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam.

2.5 Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp trung bình

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty nhỏ và vừa. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh doanh, ví dụ như: hậu cần, sản xuất, kế toán và nhân sự. Các phần mềm này thường được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc khách/chủ, trong đó phần mềm chính chạy trên một máy chủ (server) và cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN. Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, Scala, Accpac, Intuitive ERP, và Marcam. Các phần mềm này thường có giá từ 20.000 đôla Mỹ đến 150.000 đôla Mỹ kể cả chi phí triển khai, và tùy theo số phân hệ được sử dụng.

2.6 Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp cao

Các phần mềm bao gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử dụng cùng lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm phục vụ các quy trình kinh doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt khe. Ví dụ bao gồm: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft. Chi phí cho các phần mềm này ít nhất là vài trăm ngàn đôla Mỹ, đặt biệt là khi cộng cả chi phí triển khai.

3. Tổng Chi phí Sở hữu

3.1 Khái niệm

Tổng Chi phí Sở hữu (TCO) là một mô hình do Tập đoàn Garner xây dựng ban đầu vào năm 19872 để phân tích những chi phí liên quan đến việc mua, triển khai và sở hữu các hệ thống công nghệ thông tin trong một thời gian cụ thể, thường là 3 hoặc 5 năm. Các chi phí này bao gồm chi phí bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, chi phí liên quan đến việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì hàng năm và chi phí hành chính nội bộ. Theo một nghiên cứu do Tập đoàn Tư vấn Meta tiến hành, chỉ khoảng 20% các công ty đã triển khai giải pháp ERP thực sự biết được Tổng Chi phí Sở hữu liên quan đến việc triển khai hệ thống của họ. 80% các công ty còn lại không hiểu rõ về mức đổ của các chi phí hỗ trợ thường xuyên và các chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng3. Do đó, các công ty này thường chọn các phần mềm ít tốn kém và nghĩ rằng họ đã tiết kiệm chi phí. Trong thực tế thì các hệ thống công nghệ thông tin có vẻ ít tốn kém dựa trên chi phí phần cứng và phần mềm có thể tốn kém hơn khi đánh giá đến Tổng Chi phí Sở hữu là bởi vì, chẳng hạn như, các hệ thống này đòi hỏi chi phí bảo trì và các chi phí khác liên quan đến sửa đổi sau này. Mặc dù thường không dễ dàng ước lượng được Tổng Chi phí Sở hữu, các công ty nên xem xét điều này khi quyết định mua một hệ thống công nghệ thông tin.

3.2 Chi phí Bản quyền

Chi phí bản quyền là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa vào số phân hệ và số người sử dụng phần mềm trong cùng một lúc ở công ty khách hàng. Ở Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm thiết kế sẵn thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ. Thông thường, các phần mềm thiết kế sẵn rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bởi vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng.

3.3 Chi phí Triển khai

Đây là chi phí triển khai hệ thống ERP, bao gồm chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối và thời gian mà các nhân viên của công ty phải tham gia vào quá trình triển khai hệ thống ERP. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí bản quyền nhưng ở Việt Nam chi phí triển khai khó có thể cao do mức độ phức tạp của hệ thống còn thấp. Căn cứ trên các bản báo giá mà chúng tôi được tham khảo về chi phí triển khai các hệ thống ERP của nước ngoài ở Việt Nam thì chi phí này nằm trong khoảng từ 6.000 đôla Mỹ đến 75.000 đôla Mỹ, với mức trung bình khoảng 40.000 đôla Mỹ, tức bằng 100% chi phí cho quyền sử dụng, nhưng có thể dao động đáng kể. Tuy nhiên, đối với các phần mềm trong nước, chi phí triển khai chỉ khoảng 15% chi phí bản quyền và thường được gộp chung vào mức giá đưa ra bởi các công ty bán phần mềm.

3.4 Nâng cấp Cơ sở Hạ tầng của Công nghệ Thông tin

Các chi phí khác bao gồm số tiền phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty, như phí bản quyền hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng của máy chủ, tăng độ băng thông, thết bị mạng và các máy vi tính hoặc máy chủ mới. Các chi phí này tuỳ thuộc vào các nhu cầu của công ty. Máy chủ cấp trung bình thường trị giá từ 3.000 đôla Mỹ đến 6.000 đôla Mỹ và chi phí thiết lập mạng thường vào khoảng 200 đôla Mỹ đến 300 đôla Mỹ cho một người sử dụng.

3.5 Chi phí Tư vấn

Có rất nhiều dự án đã thất bại do một số yếu tố hoàn toàn có thể ngăn chặn được như xác định yêu cầu của người sử dụng sơ sài, hiểu sai về thời gian và nỗ lực cần thiết để triển khai, chọn các phân hệ không phù hợp, phạm lỗi trong thiết lập cấu hình, v.v…. Việc sử dụng một chuyên gia tư vấn phân tích hệ thống hiện tại có thể giúp ngăn ngừa các yếu tố này và đánh giá giải pháp tối ưu và/hoặc giám sát quá trình triển khai của công ty bán hoặc phân phối lại ERP.Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, các công ty thường sử dụng nhân viên tư vấn với chi phí tư vấn trị giá 20% – 70% trên phí bản quyền.

3.6 Chi phí Bảo trì Hàng năm

Chi phí bảo trì hàng năm phải trả cho công ty xây dựng phần mềm hay công ty bán phần mềm là một khoản phí dịch vụ hàng năm để sửa chữa các vấn đề phát sinh. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng 8% đến 20% chi phí bản quyền ban đầu, nhưng điển hình nhất là 20%.

3.7 Chi phí Hành chính Nội bộ

Một chi phí quan trọng khác là chi phí liên quan đến nhân sự trong công ty phụ trách duy trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các sự cố liên quan đến hệ thống. Một quy tắc ngầm định chung là phải cần một nhân viên IT của công ty cho khoảng 50 người sử dụng nhưng đối với hệ thống phức tạp hơn thì thường đòi hỏi nhiều hơn số nhân viên IT so với số người sử dụng. Một yếu tố khác của chi phí hành chính nội bộ nên xem xét là thời gian giá trị của người sử dụng hệ thống trong phạm vi mà họ phải tiêu tốn thời gian trong việc triển khai hệ thống hoặc để giải quyết các sự cố của hệ thống. Chẳng hạn, nếu một công ty sử dụng một phần mềm kế toán đặt hàng và nhân viên phòng kế toán phải tiêu tốn rất nhiều thời gian để giải quyết các lỗi lập trình thì chi phí thời gian của họ nên được xem xét khi đánh giá tổng chi phí sở hữu.

3.8 Các Yếu tố Quan trọng Ảnh hưởng đến TCO

Sự có mặt của các lỗi lập trình trong phần mềm làm tăng TCO lên đáng kể vì sẽ tốn thời gian và công sức để giải quyết các lỗi lập trình này. Nhìn chung, các phần mềm thiết kế sẵn với một số lượng lớn khách hàng hiện tại thường có ít lỗi lập trình hơn trong khi các phần mềm đặt hàng thường có nhiều lỗi lập trình nhất.

Phần mềm càng phức tạp thì TCO càng lớn vì các phần mềm phức tạp đòi hỏi hỗ trợ thường xuyên của phòng IT nhiều hơn rất nhiều và các sự cố thường diễn ra khi sử dụng một phần mềm phức tạp. Ở Mỹ, chi phí hỗ trợ thường xuyên cho một hệ thống ERP thường chiếm khoảng 40% tổng TCO.

Phần mềm càng dễ sửa đổi dựa trên các lựa chọn cấu hình hiện tại so với sửa đổi mã nguồn thì TCO càng thấp hơn. Đó là do sửa đổi mã nguồn rất khó và có thể gây ra nhiều lỗi lập trình và các sự cố khác không lường trước được.

Phần mềm càng dễ nâng cấp khi có phiên bản mới ra đời thì TCO càng thấp. Mặt khác, phần mềm đặt hàng là phần mềm khó nâng cấp nhất và nhiều khả năng nhất là sẽ bị thay thế với một phần mềm khác trong tương lai (thay vì nâng cấp) và do đó có TCO cao hơn vì đòi hỏi nhiều công sức mỗi khi một cài đặt một phần mềm mới.

Ngoài ra, chọn một phần mềm mà không đánh giá kỹ càng tính tương thích của phần mềm với các quy trình kinh doanh của công ty có thể tốn thêm các chi phí khác hoặc là chi phí thay thế phần mềm bằng phần mềm khác hoặc là các chi phí liên quan đến việc công ty phải thay đổi các quy trình kinh doanh để đáp ứng các yêu cầu của phần mềm. Một số phần mềm phù hợp hơn với một số ngành công nghiệp nhất định và các công ty nên cân nhắc điều này kỹ càng trong quá trình đánh giá phần mềm.

4. Các vấn đề Liên quan đến Người Sử dụng

4.1 Tính Dễ Sử dụng

Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.

Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi vì chúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt và các phần mềm kế toán thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam.

Tuy nhiên, người sử dụng nên lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn.

4.2 Cảnh báo

Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép.

4.3 Chất lượng và tính Sẵn có của Hoạt động Hỗ trợ

Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của có các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.

Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lớn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm phần mềm do nội bộ công ty viết.

Đối với các phần mềm ERP thiết kế sẵn trong nước, điều quan trọng là phải xem xét đến khả năng các công ty phần mềm sẽ tiếp tục sản xuất và bán các phần mềm này bởi vì chất lượng và tính sẵn có của dịch vụ hỗ trợ các khách hàng hiện tại cũng sẽ giảm sút đáng kể khi họ ngừng bán sản phẩm. Do nhiều công ty sản xuất phần mềm ERP trong nước hiện đang bị lỗ, có thể một số các công ty trong số này sẽ không còn hoạt động trong tương lai nữa. Do đó, một điều rất quan trọng là khách hàng cần xem xét khả năng các nhà cung cấp ERP vẫn còn tiếp tục hoạt động kinh doanh trong một vài năm tới. Đó là một lý do vì sao việc mua phần mềm ERP từ một nhà cung cấp đã đứng vững trong một thời gian dài lại hấp dẫn hơn.

Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp. Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng các tiêu chuẩn rất cao đối với các đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về những tiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềms.

4.4 Tài liệu dành cho Người Sử dụng

Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm:
• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp;
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng;
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót;
• Sách tra cứu: liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó;
• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố.

4.5 Bản địa hoá

Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước là các phần mềm này hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các quy định của Việt nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.

Mặc dù có ý kiến cho rằng một số phần mềm ERP nước ngoài không thể bản địa hóa và điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) nhưng các công ty bán các phần mềm này đã bác bỏ ý kiến trên và cho rằng điều đó là hoàn toàn có thể dù rằng cần có nhiều nỗ lực để điều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước ngoài cho phù hợp với yêu cầu trong nước. Ngoài ra, đối với các phần mềm trong nước, khả năng tự động tạo các báo cáo giống như các mẫu của hệ thống kế toán Việt Nam có thể sẽ dễ dàng hơn.

4.6 Chức năng Đa Ngôn ngữ

Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt, chẳng hạn như tiếng Anh, Hoa và Nhật.

4.7 Chế độ Đa nhiệm

Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa sổ/màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.

5. Các Chức năng Liên quan đến Hoạt động Kinh doanh

Nhìn chung, các phần mềm ERP thiết kế sẵn của nước ngoài sẽ có nhiều chức năng hơn, còn các phần mềm trong nước có ít chức năng hơn hẳn, và các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có ít chức năng nhất. Cũng nên lưu ý rằng các chức năng có thể rất nhiều và chúng tôi chỉ trình bày khái quát những chức năng quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán/ERP.

Ngoài ra, một điểm cần lưu ý là các phần mềm thường không mạnh ở tất cả các chức năng nhưng nổi bật bằng cách mạnh hơn các phần mềm khác ở một số chức năng nhất định. Chẳng hạn như SunSystems rất nổi tiếng về phân hệ kế toán với đặc tính truy suất nguồn gốc trong khi MS Solomon IV lại chuyên môn hoá về quản lý sản xuất và hàng tồn kho.

5.1 Khả năng Thích ứng với Quy trình Kinh doanh của Phần mềm

Do các doanh nghiệp sản xuất có các quy trình hoạt động kinh doanh khác nhau, một số phần mềm ERP chỉ có thể thích hợp với một số ngành nhất định. Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm hơn. Một cách đánh giá tốt là tìm hiểu xem bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm ERP và nói chuyện với nhân viên của các đơn vị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm này.

Khả năng thích ứng với hoạt động kinh doanh của các phần mềm còn phụ thuộc vào mức độ mà doanh nghiệp phải thay đổi quy trình hoạt động kinh doanh khi triển khai phần mềm ERP. Nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP xác nhận họ gặp nhiều khó khăn trong việc thuyết phục khách hàng thay đổi một số quy trình hoạt động, ngay cả khi những thay đổi được đề xuất dựa theo những thông lệ tốt nhất. Chẳng hạn như việc cài đặt phần mềm ERP làm thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh dẫn đến việc một số cán bộ quản lý và nhân viên trở nên không cần thiết và có thể mất việc. Vì vậy những người này thường chống lại ý định cài đặt phần mềm.

5.2 Tích hợp các Phân hệ

Một số phần mềm hoạt động hiệu quả hơn các phần mềm khác ở mức độ mà các phân hệ khác nhau tích hợp với nhau – chẳng hạn như mức độ dễ dàng để thông tin có thể chuyển giao giữa các phân hệ và mức độ dễ dàng để cài đặt thêm một phân hệ mới vào phần mềm ERP hiện tại. Do một trong những mục tiêu của ERP là sự chuyển giao thông tin trôi chảy trong công ty, sự tích hợp dễ dàng giữa các phân hệ khác nhau là rất quan trọng.

Chẳng hạn, bằng cách kết nối phân hệ bán hàng với phân hệ công nợ phải thu, phân hệ hàng tồn kho và phân hệ mua hàng, một đơn hàng của khách hàng (phân hệ bán hàng) sẽ được kiểm tra dễ dàng với hạn mức bán chịu của khách hàng đó (phân hệ công nợ phải thu), và nếu dưới hạn mức, đơn đặt hàng của khách hàng có thể được phê duyệt. Đơn đặt hàng này ngay sau đó sẽ tác động đến kế hoạch sản xuất (phân hệ sản xuất) và được đối chiếu với lượng hàng còn trong kho (phân hệ hàng tồn kho). Trong trường hợp cần phải mua thêm vật tư thì điều này sẽ được phản ánh vào kế hoạch mua hàng (phân hệ mua hàng) do phòng thu mua quản lý. Cuối cùng, phòng kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu các giao dịch này trong sổ sách kế toán.

Các phần mềm ERP nước ngoài thường có mức độ tích hợp cao hơn giữa các phân hệ so với các phần mềm trong nước. Tuy nhiên, một số công ty Việt Nam không sử dụng hết nhiều đặc tính của các phần mềm nước ngoài. Các công ty Việt Nam do đó nên cân nhắc kỹ càng chi phí phải trả cho phần mềm ERP nước ngoài nếu mức độ tích hợp cao hơn giữa các phân hệ không liên quan đến công ty.

5.3 Kế toán và Phân tích Tài chính

5.3.1 Sổ Cái

Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra thì thường không có nhiều khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ cái.

5.3.2 Quản lý Tiền

Các đặc điểm của quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi.

5.3.3 Công nợ Phải trả và Công nợ Phải thu

Các chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/biên bản giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả hoặc phải thu cần phải chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các điều khoản bán chịu cho các hàng hoá khách nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các báo cáo khác nhau như báo cảo tuổi nợ do người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ của nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng và bán hàng, v.v…. Công ty nên yêu cầu cho ví dụ về các loại báo cáo có thể lập được khi đánh giá các phân hệ này.

Ở Việt Nam, một số công ty có thể yêu cầu hạch toán số tiền khác nhau giữa hoá đơn và khoản phải trả/phải thu thực tế và thậm chí số tiền ghi trên hoá đơn của người bán có thể khác so với số tiền thanh toán thực tế. Một số phần mềm như MS Solomon V và SunSystems có thể thực hiện được điều này với chức năng tuỳ biến nhưng phần lớn các phần mềm khác không hỗ trợ điều này.

5.3.4 Tài sản Cố định

Phần mềm nên hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khách nhau như khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản thuê và tự động hạch toán vào sổ cái. Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định giữa các địa điểm. Ngoài ra, một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản nhưng không phải tất cả các phần mềm đều có chức năng này. Cuối cùng, nhưng không hẳn là kém quan trọng nhất, các công ty Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định trên Microsoft Excel để cho thuận tiện và phần mềm do đó nên hỗ trợ xuất nhập dữ liệu giữa phần mềm và Microsoft Excel.

5.3.5 Tiền tệ

Phần mềm nên hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất cả các giao dịch, nhưng thường liên quan đến các phân hệ quản lý tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả và sổ cái. Chẳng hạn như một số hàng mua có thể bằng Euro, một số khoản vay bằng USD trong khi đồng tiền báo cáo lại là đồng Việt Nam. Một số phần mềm ERP chỉ hỗ trợ sử dụng thêm một loại tiền tệ trong khi các phần mềm khách hỗ trợ sử dụng nhiều hơn một loại tiền tệ.

Ngoài ra, một số phần mềm nước ngoài ở Việt Nam không hỗ trợ đơn vị tỷ là đơn vị được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam cho các giao dịch bằng đồng Việt Nam.

5.3.6 Tự động Phân bổ

Chi phí Quản lý Chức năng phân bổ chi phí nên tự động phân bổ một số chi phí nhất định như chi phí quản lý dựa trên một số công thức nhất định. Sự chính xác của việc phân bổ chi phí sẽ cho phép phân tích doanh thu và chi phí của một loạt các sản phẩm, công trình, trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận. Ngoài ra, phần mềm nên hỗ trợ các phương pháp phân bổ khác nhau, chẳng hạn như công thức dựa trên số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định cũng như là phân bổ theo những khoản cố định như là phí quản lý.

5.3.7 Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận

Những công ty coi các phòng ban như là trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ càng chức năng này, một chức năng cấp cao ở các phần mềm nước ngoài, vì nó liên quan đến tất cả các phân hệ. Nhìn chung, trug tâm chi phí/lợi nhuận có thể được coi như là các công ty đơn lẻ và đó đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị và thậm chỉ cả hạch toán tài sản cố định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu và chi phí, v.v… theo trung tâm chi phí/lợi nhuận.

5.3.8 Lập Ngân sách

Các công cụ lập ngân sách cho phép các công ty có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thì việc lập ngân sách càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa. Các phần mềm nước ngoài thường có chức năng lập ngân sách nhưng các phần mềm trong nước điển hình thường không có.

5.3.9 Lập Báo cáo Tài chính

Sự sẵn có của các báo cáo thiết kế sẵn, cũng như sự sẵn có của các công cụ để thiết kế các báo cáo theo yêu cầu của người sự dụng là rất quan trọng. Một lợi thế của các phần mềm ERP trong nước là có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu của VAS trong khi các phần mềm nước ngoài có lợi thế là có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng.

5.3.10 Khả năng Phân tích Tài chính

Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích, mà là khả năng phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. Các phần mềm ERP nước ngoài có xu hướng khá tinh vi về điểm này, với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng xác định. Tuy nhiên, các phần mềm như thế đôi khi có những thuật ngữ và khái niệm không quen thuộc đối với người Việt Nam và các công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng.

5.3.11 Khả năng Truy xuất Nguồn gốc

Khả năng truy xuất nguồn gốc, thường được gọi là “business intelligence” ở một số phần mềm, cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục hoặc mở một màn hình mới hoặc mở một hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được tính toán như thế nào. Chức năng này giúp dễ dàng có được các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi ở tận cấp độ dữ liệu đầu vào. Nhiều phần mềm ERP nước ngoài có chức năng truy xuất nguồn gốc mạnh hơn các phần mềm trong nước.

Một số nhà cung cấp trong nước tự nhận rằng các sản phẩm của họ cũng có chức năng truy xuất nguồn gốc, nhưng thường chức năng này không hiệu quả hoặc không dễ sử dụng. Chẳng hạn như một số phần mềm trong nước không thể dẫn ra các con số dùng để tính ra một con số tổng nào đó trên cùng một màn hình mà thay vào đó người sử dụng phải mở một màn hình khác để xem con số tổng đó được tính như thế nào. Ngoài ra, một số phần mềm trong nước chỉ cung cấp chức năng truy xuất đến một số cấp ít hơn so với các phần mềm nước ngoài. 5.4 Quản lý Hàng tồn kho

5.4.1 Những Chức năng Cơ bản

Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của Hàng tồn kho và ở từng công đoạn/quy trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị Hàng tồn kho. Ngoài ra, có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho:

• Đơn vị đo lường: phần mềm nên hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường. Chẳng hạn như trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty có thể nhập hàng theo kiện nhưng lại bán ra theo các đơn vị hộp hoặc chai ở các cỡ khác nhau.
• Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm cả số và chữ. Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn như ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có rất nhiều thành phần nhỏ được sử dụng trong quá trình tạo nên thành phẩm. Khi một mã đã được đặt cho một thành phần nhỏ nào thì sẽ không thể được sử dụng lại cho một thành phần khác.
• Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm nên hỗ trợ các phương pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối Kỳ. Các phần mềm nước ngoài thường đáp ứng được các phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp một cách hiệu quả hơn các phần mềm trong nước.
• Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng hoặc cho tiêu dùng nội bộ.

5.4.2 Dự báo Nhu cầu Vật tư và Thời gian Chờ hàng

Các phần mềm trong nước thường còn yếu hoặc không có khả năng dự báo trước được nhu cầu vật tư và thời gian cần thiết cho việc mua hàng.

5.4.3 Danh mục Vật tư
Danh mục Vật tư là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm. Phần mềm nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự.

5.4.4 Theo dõi Phế liệu
Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không.

5.4.5 Nhiều Địa điểm

Các phần mềm trong nước hầu như có thể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm) nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau cất giữ các Hàng tồn kho ấy. Đây cũng là một vấn đề cần quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc kho hàng.

5.4.6
Theo dõi Hàng tồn kho

Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua quá trình sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các nhãn như số thùng, số lô hoặc số sêri.

5.4.7 Tích hợp với Phân hệ Mua hàng và Phân hệ Hoạch định Sản xuất

Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản xuất, trong trường hợp phần mềm ERP hiện đang có những phân hệ này.

5.5 Quản lý Sản xuất

5.5.1 Hỗ trợ các Quy trình của một Ngành Sản xuất Cụ thể

• Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP được thiết kế chỉ phù hợp riêng cho các ngành sản xuất liên tục hoặc riêng cho ngành sản xuất lắp ráp. Ngành sản xuất liên tục là những ngành trong đó một khối lượng nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ví dụ như sản xuất dược phẩm. Ngành sản xuất lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ được ráp vào nhau để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, ví dụ như sản xuất đồ gỗ. Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất của phần mềm MS Solomon và Marcam được thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành chế biến nước giải khát, tức là ngành sản xuất liên tục, trong khi Intuitive được thiết kế thích hợp với ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử, là ngành sản xuất lắp ráp. Vì một trong những quy trình này là quy trình chủ chốt của một công ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn đề này thật kỹ lưỡng.

• Tính giá thành sản xuất: các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đòi hỏi các phương pháp tính giá thành sản xuất khác nhau như giá thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào đó của cả hai phương pháp này và công ty nên xem xét vấn đề này cẩn thận. Ngoài ra, phần mềm nào theo dõi càng chi tiết giá thành sản xuất thì càng hữu dụng. Nói chung, có thể có nhiều vấn đề với phương pháp giá thành thực tế hơn so với các phương pháp khác. Chẳng hạn như một số phần mềm như Exact Globe 2000 không hỗ trợ hạch toán xuất thành phẩm khi chưa biết giá thành thực tế và do đó kế toán giá thành phải đợi đến tận cuối tháng mới có chi phí thực tế (chẳng hạn như tiền công) và sau đó mới có thể hạch toán tất cả các giao dịch trong tháng.

5.5.2 Hoạch định Sản xuất

Hoạch định sản xuất thường là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần mềm ERP. Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công và máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với số liệu thực tế. Do đó, phần mềm nên cho phép hoạch định: i) nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng yêu cầu của khách hàng; ii) tận dụng máy móc và nhân công; và iii) lên lịch sản xuất.

Ngoài ra, phần mềm nên lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo này là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp thời. Thông thường thì các phần mềm trong nước không có khả năng thông báo cho người sử dụng khi đã kịch đến một số giới hạn trong quá trình sản xuất một đơn hàng cụ thể nào đó.

5.5.3 Tích hợp với Phân hệ Hàng tồn kho và Bán hàng

Phân hệ sản xuất phải tích hợp với phân hệ hàng tồn kho, và trong một số phần mềm thì chúng kết hợp là một. Ngoài ra, sẽ là hữu ích nếu phân hệ quản lý bán hàng nối với các phân hệ hàng tồn kho và quản lý sản xuất. Chẳng hạn như phòng kinh doanh có thể cần kiểm tra thường xuyên tiến độ sản xuất và công suất hiện có để có thể truyền đạt những điều này với khách hàng.

5.5.4 Báo cáo tiến độ sản xuất

Các phần mềm trong nước thường không có khả năng thông báo cho người sử dụng biết việc hoàn thành các giai đoạn nhất định nào đó trong quá trình sản xuất một đơn đặt hàng cụ thể.

5.6 Quản lý Bán hàng và Phân phối

5.6.1 Xử lý Đơn hàng

Vì một việc bán hàng thông thường bắt đầu từ một đơn đặt hàng, phân hệ bán hàng nên hỗ trợ và theo dõi các chi tiết của một đơn hàng như điều kiện đặt hàng (chẳng hạn hạn mức bán chịu), khối lượng và giá trị của đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày thoả thuận giao hàng và ngày giao hàng thực tế. Phức tạp hơn, phân hệ bán hàng có thể cần hỗ trợ và theo dõi nhiều lần giao hàng cho một đơn hàng, người bán hàng và công ty vận chuyển liên quan đến một đơn hàng, chi phí bán hàng theo đơn hàng, v.v….

5.6.2 Hạch toán Thuế Bán hàng và GTGT

Phần mềm nên có các trường để hạch toán các thuế liên quan đến bán hàng như thuế tiêu thụ đặt biệt và thuế giá trị giá tăng khi nhập dữ liệu về đơn hàng hay giao dịch bán hàng.

5.6.3 Quản lý Hàng bán Trả lại

Phần mềm cũng nên quản lý các giao dịch và lôgíc liên quan đến quản lý hàng bán bị khách hàng trả lại hoặc hàng mua trả lại nhà cung cấp. Chức năng này nên có các trường để nhập lý do trả lại hàng và tự động tạo ra các bút toán và các văn bản liên quan như phiếu báo có gửi cho khách hàng.

5.6.4 Quản lý Giảm giá và Chiết khấu

Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán.

Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý giảm giá và chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ các cách hạch toán do người sử dụng xác định và các phần mềm trong nước có khả năng đáp ứng tốt hơn các phần mềm nước ngoài đối với các thay đổi này. Chẳng hạn như một số công ty thiết kế phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt hơn các phần mềm nước ngoài.

5.6.5 Phân tích/Quản lý Doanh thu

Phần mềm nên có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theo sản phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v…. Có thể có những thứ này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại giúp phân loại dữ liệu. Vì các công ty khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, công cụ phân loại nên cho phép phân loại theo tiêu chi do người sử dụng xác định.

5.6.6 Tích hợp với Phân hệ Hàng tồn kho và Phân hệ Công nợ Phải thu

Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu quả, phân hệ bán hàng nên tích hợp với các phân hệ liên quan khác. Chẳng hạn, bằng cách nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng. Các phần mềm trong nước thường không hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng tồn kho, do đó đưa thông tin chính xác cho khách hàng bị chậm chạp. Một ví dụ khác của việc phải tích hợp phân hệ bán hàng với các phân hệ khách là kiểm tra hạn mức bán chịu trước khi xử lý một đơn hàng bằng cách tích hợp với phân hệ công nợ phải thu.

5.7 Quản lý Tính lương và Nhân sự

5.7.1 Tính lương

Phân hệ tính lương nên hỗ trợ được các cách tính lương khác nhau như tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v…. Phần mềm cũng nên hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân), tạm ứngtiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng, nếu có, một cách dễ dàng. Phần mềm nên lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán. Thông thường dễ thay đổi cấu hình của các các phần mềm trong nước để tính lương theo các cách khác nhau hiện đang áp dụng ở Việt Nam.

5.7.2 Quản lý Nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự nên lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng lao động, mức lương, v.v…. Phần mềm cũng nên lưu giữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và các phúc lợi, v.v…. Một số phần mềm theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến lên lịch phỏng vấn và lập danh sách tuyển chọn ứng viên.

5.7.3 Thông tin Đào tạo

Phần mềm nên lưu giữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ, và thông tin về các kỹ năng của từng nhân viên. Ngoài ra, phần mềm ERP nên có khả năng lập được các danh sách hoặc báo cáo dựa trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v….

5.7.4 Quản lý Thời gian

Những công ty sử dụng máy tính giờ nên xem xét tính sẵn có của phân hệ quản lý thời gian để làm việc được với cách đo giờ thủ công hoặc với máy đọc thẻ và với phân hệ tính lương và phân hệ quản lý nhân sự. Các phần mềm khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở các mức độ khác nhau và tính lương như giảm trừ do làm thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm ở các mức độ tự động khác nhau.

5.7.5 Tích hợp với Phân hệ Kế toán

Người sử dụng cần xem xét liệu phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ kế toán. Chẳng hạn như việc tích hợp nên cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái. Ngoài ra, cả phân hệ quản lý nhân sự và tính lương và phân hệ kế toán nên chia xẻ dữ liệu về tạm ứng nhân viên, các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (như là bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế). Một số phần mềm trong nước không hỗ trợ điều này và do đó các công ty phải đối chiếu giữa phân hệ kế toán với phân hệ quản lý nhân sự và tính lương về các khoản bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trả và điều này rất tốn thời gian.

5.7.6 Báo cáo và Tìm kiếm Thông tin Bất kỳ

Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất kỳ. Các phần mềm trong nước thường xuất dữ liệu ra Microsoft Excel để lập các báo cáo thiết kế riêng trong khi các phần mềm nước ngoài có thể cho phép lập trực tiếp các báo cáo thiết kế riêng trong phần mềm cũng như kết hợp với Microsoft Excel.

5.8 Các vấn đề khác

5.8.1 Hợp nhất

Những công ty có công ty con hoặc chi nhánh độc lập nên xem xét khả năng dễ dàng hợp nhất các dữ liệu tài chính và/hoặc báo cáo tài chính từ các công ty con/chi nhánh. Lý tưởng thì quá trình này nên tự động hoặc dễ dàng cập nhập dữ liệu định kỳ mà không phải nhập lại dữ liệu thủ công. Nhiều phần mềm trong nước và nước ngoài ở Việt Nam có thể thực hiện điều này bằng các công cụ xuất nhập dữ liệu: công ty con xuất dữ liệu và/hoặc báo cáo vào một tập tin để gửi bằng email hoặc trong một đĩa CD về trụ sở và trụ sở nhập tập tin này vào hệ thống.

5.8.2 Nhiều địa điểm nhưng Không Yêu cầu Hợp nhất

Một số địa điểm khác nhau có thể không đủ độc lập như một công ty con do đó không áp dụng việc hợp nhất nhưng phần mềm nên có khả năng hỗ trợ nhập dữ liệu ở những địa điểm xa xôi. Chẳng hạn, các chứng từ ở các địa điểm được thu thập và nhập vào hệ thống ở trụ sở. Một ví dụ khác là các địa điểm thực hiện một số hoạt động kế toán độc lập (bao gồm cả hạch toán vào sổ cái) nhưng mọi thu chi tiền mặt được thực hiện ở trụ sở.

6. Đánh giá Công tác Triển khai và Kỹ thuật

6.1 Thời gian và sự Dễ dàng trong Triển khai

Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào.

Mặc dù hầu hết các phần mềm ERP có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, việc đầu tiên là nhân viên của công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin là phải thiết lập cấu hình để phần mềm có thể hoạt động tốt cùng với các quy trình hoạt động kinh doanh và hệ thống công nghệ thông tin có sẵn của công ty.

Các phần mềm ERP trong nước thường cần 1-2 tuần để triển khai, khoảng thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu riêng của người sử dụng. Các phần mềm ERP cấp trung của nước ngoài thường phức tạp hơn nên cần thời gian lâu hơn để triển khai. Các đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thường thông báo cần khoảng 3-4 tháng để triển khai nhưng chính các nhà cung cấp phần mềm thì cho rằng chỉ cần từ 2-8 tuần.

Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có thể cần nhiều tháng hoặc nhiều năm để viết hoàn chỉnh và thường dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm. Hơn nữa, phần lớn các dự án phát triển phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bị thất bại và không thể sử dụng được để lại hậu quả là đã sử dụng thời gian và tiền bạc một cách phí phạm.

6.2 Tương hợp với Phần cứng

Hiện tại Người sử dụng cần xem xét liệu phần cứng hiện tại có khả năng hỗ trợ hệ thống ERP được chọn hay không. Một số công ty không có máy chủ hoặc mạng nội bộ đáp ứng yêu cầu tiên quyết của các phần mềm chạy trên hệ thống mạng khách/chủ. Một máy chủ cấp trung thường trị giá từ 3.000 đến 6.000 đôla Mỹ và chi phí để thiết lập một hệ thống mạng thường là khoảng 200 đến 300 đôla Mỹ cho một người sử dụng trong hệ thống. 6.3 Khả năng Tuỳ biến theo Yêu cầu của Khách hàng Người sử dụng cũng cần xem xét mức độ dễ dàng thay đổi cấu hình phần mềm. Một số phần mềm nước ngoài như MS. Solomon IV tự nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh bằng chính phân hệ Quản lý Tuỳ biến (Customization Manager). Không nên lẫn lộn giữa khả năng tuỳ biến này với việc thay đổi mã nguồn theo ý người sử dụng mà rất nhiều công ty thiết kế phần mềm vẫn thường làm ở Việt Nam. Thay vào đó, phân hệ này cho phép người sử dụng có thể tuỳ chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép, hoặc người sử dụng có thể tạo ra những thay đổi phức tạp hơn mà phải do lập trình viên hoặc một nhà tư vấn có kinh nghiệm mới có thể thực hiện được. Khả năng tùy biến có thể thực hiện trong những trường hợp như sau:

• Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng hoặc cho tất cả người sử dụng trên toàn thế giới;
• Che khuất một số trường, mục;
• Sắp xếp màn hình nhập dữ liệu cho giống với dạng mẫu trong tài liệu mã nguồn;
• Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu;
• Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu. Ngoài ra, người sử dụng còn có thể thêm vào những ô hộp ký tự, hộp kết hợp, nhãn tên, nút ấn, khung, bảng, tabs hoặc các mẫu biểu;
• Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho bất kỳ một trường nào trong phần mềm;
• Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế; và
• Chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biến này.

Một số phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ có chức năng này, tuy nhiên, có một khoảng cách lớn giữa phần mềm trong và nước ngoài do khả năng tuỳ biến của phần mềm trong nước đòi hỏi phải thay đổi mã nguồn.

6.4 Thiết kế và Cấu trúc

Phần mềm Công ty cũng nên xem xét khả năng của công ty thiết kế phần mềm trong việc phân tích và hiểu các quy trình kinh doanh của khách hàng và hỗ trợ các quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất bằng thiết kế và cấu trúc phần mềm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng như một vài phần mềm ERP trong nước bởi vì nhiều người viết phần mềm không biết phân tích hoặc hỗ trợ các quy trình kinh doanh của khách hàng một cách hiệu quả.

Cấu trúc phần mềm là cơ sở nền tảng cho việc tổ chức hệ thống ERP, bao gồm: cấu trúc phân hệ, phần mềm cơ sở dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng và ngôn ngữ lập trình. Những vấn đề này thường khá phức tạp đối với người không chuyên về IT nhưng rất cần thiết để hiểu căn nguyên của những vấn đề có thể phát sinh liên quan đến cấu trúc phần mềm.

6.4.1 Công nghệ Sử dụng

Một số nhà thiết kế phần mềm ở Việt Nam thường sử dụng công nghệ đã lỗi thời nhưng dễ sử dụng. Chẳng hạn, một số phần mềm trong nước thường vận hành trên những cơ sở dữ liệu như FoxPro và Microsoft Access trong khi các công ty thiết kế phần mềm khác, cả trong nước và nước ngoài, thiết kế phần mềm của họ trên những cơ sở dữ liệu cao cấp hơn, như Microsoft SQL Server là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu có khả năng phát triển hơn nữa trong tương lai. Những công nghệ tiên tiến này thường dễ mở rộng và hỗ trợ nhiều chức năng hơn.

Một vấn đề liên quan đến các phần mềm sử dụng Visual FoxPro làm cơ sở dữ liệu là tính bảo mật yếu bởi vì dữ liệu không được mã hoá và dễ dàng được truy cập từ các phần mềm tương thích với hệ thống kết nối cơ sở dữ liệu mở như Microsoft Excel. Đây là một rủi ro lớn cho người sử dụng phần mềm này.

6.4.2 Chức năng Truy cập

Từ xa Đối với phần lớn các phần mềm kế toán/ERP cấp cao như Sun Systems, người sử dụng có thể truy cập từ xa thông qua các hệ thống truy cập từ xa như Citrix hoặc Terminal Services, điều này rất cần thiết đối với các chi nhánh hoặc công ty con của công ty. Một số các phần mềm nước ngoài có chức năng truy cập từ xa được thiết kế sẵn. Trong khi đó, các phần mềm trong nước chưa phát triển chức năng này.

6.5 Lỗi Lập trình

Người mua cũng cần xem xét phần mềm có thể có bao nhiêu lỗi lập trình. Nói chung, những phần mềm càng có nhiều người sử dụng thì càng có ít lỗi lập trình. Chẳng hạn như một phần mềm ERP nước ngoài với khoảng 10.000 người sử dụng sẽ có ít lỗi hơn các phần mềm được phát triển trong nước với một vài trăm người sử dụng, hoặc phần mềm viết theo đặt hàng cho một người sử dụng. Phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng.

Các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn để xác minh, kiểm tra và theo dõi các lỗi lập trình ở mức cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước ở Việt Nam. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo.

Ở mức độ thấp nhất, các phần mềm ERP cần phải được viết bằng cách sử dụng công cụ kiểm soát các phiên bản, công cụ này là một hệ thống có tổ chức để theo dõi mã nguồn và các tập tin liên quan của các phiên bản khác nhau giúp cho người viết phần mềm có thể biết một cách chính xác về mã nguồn của một phiên bản cụ thể. Điều này cho phép phần mềm có thể đựơc sửa lỗi lập trình và được nâng cấp nhưng hạn chế tối đa sự gián đoạn cho người sử dụng. Ở Việt Nam, một số đơn vị phát triển phần mềm thiết kế sẵn thường thay đổi mã nguồn cho từng khách hàng, khiến cho việc quản lý phiên bản rất khó khăn và do vậy việc có thể nhận diện và sửa chữa lỗi lập trình càng khó khăn hơn nữa.

6.6 Tính Độc lập với Nền Máy tính

Tính độc lập với nền máy tính chỉ tính tương thích của phần mềm với các phần cứng, hệ điều hành và phần mềm cơ sở dữ liệu khác nhau. Chẳng hạn, nếu có khả năng công ty sẽ đổi từ hệ điều hành của máy chủ từ Windows sang Linux, thì công ty nên xem xét liệu phần mềm có thể được chỉnh sửa để hoạt động trong Linux, hoặc liệu có sẵn một phiên bản khác có thể chạy trong Linux.

Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý tổng chi phí sở hữu cho Linux có thể sẽ cao hơn tổng chi phí sở hữu cho Windows. Nguyên nhân là do có thể chi phí quản lý một hệ thống chạy trên hệ điều hành Linux hoặc chi phí thay đổi một số phần mềm để có thể chạy trên hệ điều hành Linux sẽ cao hơn.

6.7 Cấu trúc Triển khai

Công ty cũng cần xem xét cấu trúc triển khai có thích hợp hay không. Một số cấu trúc chính để lựa chọn bao gồm cấu trúc mạng bình đẳng, mạng khách/chủ, mạng nhiều tầng. Thông thường, cấu trúc mạng khách/chủ là thích hợp nhất với các công ty ở Việt Nam, bởi vì một máy chủ là đủ để chứa cả phần mềm ERP. Đối với mạng nhiều tầng, mỗi thành phần khác nhau của phần mềm sẽ được cài đặt ở các máy chủ khác nhau.

Một vấn đề liên quan quan tâm là máy khách có chạy được trên web hay không (nghĩa là có thể sử dụng một trình duyệt web chẵng hạn như Internet Explorer của Microsoft để chạy các phần mềm trên máy khách) hoặc liệu mỗi một máy khách phải được cài đặt một phần mềm riêng (điều này làm cho việc quản lý khó khăn hơn). Máy khách chạy trên web có cả thuận lợi lẫn bất lợi. Thuận lợi là dễ triển khai và cập nhật hơn do không cần phải tác động đến các phần mềm cài đặt trên các máy khách. Bất lợi là cơ sở hạ tầng truyền thông ở một số tỉnh ở Việt Nam không tốt và có thể tốn nhiều thời gian hơn dự kiến để vận hành hệ thống và đôi khi thất bại diễn ra.

6.8 Cấu trúc Dữ liệu

Vấn đề cấu trúc dữ liệu thường phát sinh khi có nhiều địa điểm và vấn đề này cũng liên quan đến cấu trúc triển khai. Nhìn chung có hai cách tổ chức dữ liệu: tập trung và phân tán.

Trong trường hợp cơ sở dữ liệu tập trung, tất cả các địa điểm đề chia sẽ cùng một cơ sở dữ liệu, và thường ở Việt Nam là đặt ở trụ sở trong khi các địa điểm khác có thể truy cập cơ sở dữ liệu thông qua hệ thống máy chủ-khách chạy trên web.

Trong trường hợp cơ sở dữ liệu phân tán, từng địa điểm thường có cơ sở dữ liệu và phần mềm riêng. Đối với nhiều phần mềm ở Việt Nam, dữ liệu và/hoặc báo cáo ở các địa điểm khác được hợp nhất với trụ sở chính thông qua các công cụ nhập/xuất dữ liệu. Đồng bộ hoá là một lựa chọn khác nhưng hiếm khi sử dụng ở Việt Nam.

Cơ sở dữ liệu tập trung hay đồng bộ hoá cơ sở dữ liệu phân tán cũng liên quan đến việc chọn một giải pháp mạng thích hợp trong số các giải pháp quay số (thông thường hay đường thuê bao số bất đối xướng (ADSL)), mạng cục bộ (LAN), và đường thuê bao với mức chi phí rất khác nhau.

7. Hỗ trợ cho Phát triển trong Tương lai

7.1 Khả năng Phát triển

Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở rộng hơn các phần mềm khác.

7.2 Thiết kế Phân hệ và Khả năng Nâng cấp

7.2.1 Phần mềm Thiết kế theo Đơn Đặt hàng

Phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường vô cùng khó nâng cấp, bởi vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và khả năng những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm thay đổi công việc và không còn làm việc ở công ty sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty. Bản thân yếu tố này cũng đủ là một lý do chính đáng để tránh sử dụng các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng một khi doanh nghiệp có thể có sự lựa chọn khác là các phần mềm thiết kế sẵn.

7.2.2 Mạng Khách/Chủ

Trong trường hợp phần mềm được thiết kế dựa trên mạng máy khách/chủ hoặc mạng nhiều tầng, phần mềm phải hỗ trợ cho việc nâng cấp dần các máy khách và máy chủ khác nhau mà không gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

7.2.3 Nâng cấp Phân hệ

Trong trường hợp phần mềm ERP là một hệ thống các phân hệ, phần mềm phải hỗ trợ việc nâng cấp một số phân hệ cụ thể ở những thời điểm khác nhau mà không làm gián đoạn cả hệ thống. 7.2.4 Khả năng có Sẵn và Tích hợp của các Phân hệ Một vấn đề quan trọng là khả năng có sẵn và tiện ích của các phân hệ khác được thiết kế bởi cùng một công ty phát triển phần mềm hoặc bởi các công ty phát triển phần mềm khác. Các phân hệ này có thể được thêm vào hệ thống ERP ban đầu.

7.2.5 Tính Linh hoạt trong việc

Chọn Phân hệ Tính linh hoạt trong khả năng lựa-và-chọn những phân hệ khác nhau mà có thể hoạt động tốt với nhau cũng là một vấn đề quan trọng. Như đã trình bày trước, các phân hệ nên hoạt động tốt dù là độc lập hay trong một hệ thống.

7.3 Khả năng Kết nối với các Phần mềm Khác

Công ty nên xem xét liệu phần mềm ERP có thể kết nối với một phần mềm khác của các công ty thiết kế khác hay không. Chẳng hạn như nhiều phần mềm kế toán có khả năng kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal Reports hoặc FRx. Mặt khác, một đơn vị phát triển phần mềm ERP trong nước có thể phát triển phần mềm của họ sao cho có thể hoạt động tương thích với các phân hệ do các nhà cung cấp ERP nước ngoài phát triển.

Một chức năng kết nối mà hiện nay chưa phổ biến ở Việt Nam nhưng các công ty Việt Nam nên cân nhắc cho sự phát triển trong tương lai là liệu phần mêm ERP có kết nối được với phần mềm thương mại điện tử nào không, để công ty có thể dễ dàng nhận đơn đặt hàng qua internet. Hiện tại thì các phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn trong nước chưa có chức năng này.

7.4 Tài liệu Lập trình

Đối với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, việc ghi chép tốt các tài liệu về cấu trúc phần mềm và quá trình phát triển (phân tích về yêu cầu kinh doanh, thiết kế, triển khai và kiểm chứng) rất quan trọng vì điều này cho phép những người sẽ thay đổi mã nguồn trong tương lai có thể dễ dàng tìm ra những nguyên nhân gây lỗi và có thể thay đổi mã nguồn mà không gây thêm các ảnh hưởng nghiêm trọng nào

 

Vì sao phần mềm kế toán Việt Nam chiếm ưu thế với sự cạnh tranh của phần mềm kế toán nước ngoài

November 15, 2011 Leave a comment

Phần mềm kế toán quốc tế tuy phù hợp với quy mô của doanh nghiệp Việt Nam xong giá thành còn quá cao và gặp một số yếu tố bất lợi nên số lượng bán được còn rất hạn chế. Phần mềm kế toán Việt nam chiếm ưu thế trong thị trương nội địa. Để đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hiện nay trên thị trường xuất hiện khá nhiều phần mềm kế toán chuyên nghiệp có nguồn gốc từ Mỹ như: Solomon, Sun System, Exact Software, Peachtree Accounting…Ở Mỹ, các phần mềm này được ứng dụng trong các công ty vừa và nhỏ. Do quy mô  các doanh nghiệp lớn của Việt nam cũng chỉ tương ứng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Mỹ nên rất phù hợp sử dụng các phần mềm này. Vì sao phần mềm kế toán nước ngoài không chiếm được vị trí hàng đầu trong thị trường Việt nam ?

Điều đầu tiên phải nói đến đó là giá thành của các phần mềm quốc tế quá cao, làm mất đi khả năng cạnh tranh với những phần mềm nội địa tuy đơn giản nhưng giá phải chăng. Nắm bắt được một thị trường giàu tiềm năng, các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài đã cố gắng đưa sản phẩm của mình vào đồng thời áp dụng các chính sách ưu đãi để khuyến khích các doanh nghiêp. Tuy nhiên, giá thành giao động từ 10.000 đến hàng trăm ngàn USD, nó vượt quá ngân sách của các doanh nghiệp Việt nam. Vì thế nên số lượng bán ra còn rất khiêm tốn.

Đặc tính của các phần mềm nước ngoài là có tính chuyên nghiệp cao vì nó được xây dựng dựa trên các công cụ phát triển hiện đại theo các quy trình sản xuất công nghiệp. Tuy nhiên, giao diện và toàn bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng đều bằng tiếng Anh. Những bỡ ngỡ vì tiếp xúc lần đầu với phần mềm quốc tế cộng thêm việc phải tự tìm hiểu tư liệu bằng tiếng nước ngoài dẫn đến khai thác sử dụng chương trình không được như mong muốn. Ý tưởng chuyển đổi phần mềm sang tiếng việt còn gặp nhiều khó khăn và làm mất tính chính xác của phần mềm.

Tiếp đên, hệ thống kế toán của Việt Nam vẫn chưa có những qui đinh rõ ràng. Hệ thống kế toán của chúng ta không áp dụng 100% các qui định của bất cứ hệ thống kế toán nào trên thế giới. Trong khi đó, phần mềm lại được xây dựng theo hệ thống kế toán của nước sản xuất vì thế nên các thông tin không được phù hợp. Việc thay đổi các phần mềm để đáp ứng được với tình trạng chung của kế toán Việt nam yêu cầu một thời gian dài tiếp theo. Mặt khác, các công ty sản xuất không có chi nhánh trực tiếp tại Việt Nam nên việc bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật không thuận tiện. Hệ thống máy vi tính sử dụng trong các doanh nghiệp không phải luôn luôn đảm bảo chất lượng quốc tế vì thế nên thường có những hỏng học nặng họặc mất mát  dữ liệu. Chi phí cho bảo trì đôi khi rất cao vì doanh nghiệp phải nhờ đến các chuyên gia nước ngoài.

Vì sao phần mềm kế toán Việt nam đứng vững được trước sự cạnh tranh của phần mềm quốc tế?

Do tận dụng nguồn nhân lực trong nước và áp dụng các chương trình ít phức tạp nên giá thành của các phần mềm Việt nam thấp hơn phần mềm quốc tế rất nhiều. Giá chỉ giao động từ vài trăm đến vài nghìn USD. Đây chính là ưu điểm cạnh tranh lớn nhất giúp phần mềm kế toán Việt nam dành được thị trường trong nước.

Phần mềm kế toán Việt Nam sản xuất ra nhằm mục đích cung cấp cho doanh nghiệp Việt Nam là chính, vì thế giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng đều bằng tiếng Việt thuận lợi cho việc khai thác thông tin và sử dụng.

Các phần mềm chuyên nghiệp sản xuất trong nước được xây dựng dựa trên hệ thống kế toán Việt Nam nên hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Các thay đổi thường xuyên của Bộ tài chính trong hệ thống tài khoản, hạch toán, hệ thống báo cáo cũng được cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài. Bên cạnh đấy do giá thành không cao nên các doanh nghiệp có thể đặt hàng để có một phần mềm phù hợp nhất với hế thống quản lý của doanh nghiệp.

Công việc bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời. Do các chuyên viên viết phần mềm và các nhân viên chuyển giao phần mềm đều là người Việt Nam và ở Việt Nam nên khoảng cách địa lý không tạo ra chi phí lớn cho việc bảo hành, bảo trì. Mặt khác, giá nhân công ở Việt Nam rẻ hơn nhiều so với các chi phí cho người nước ngoài mỗi khi cần các chuyên viên kinh nghiệm nên việc bảo hành, bảo trì cũng tốn chi phí ít hơn.

Tuy nhiên, phần mềm Việt Namkhông phải không có nhiều điểm hạn chế. Đối với các doanh nghiệp áp dụng hai hệ thống kế toán; Việt Nam và hệ thống khác như US GAAP, IASB thì không tránh khỏi gặp những lung túng khi hoàn thành sổ sách theo hệ thống kế toán nước ngoài. Giữa phần mềm kế toán Việt Nam và quốc tế là cả một khoảng cách khác nhau lớn về cấu trúc và công nghệ. Thêm vào đấy, người làm kế toán chỉ quen làm với giao diện tiếng việt cũng như không khai thác tài liệu bằng tiếng nước ngoài làm hạn chế và kìm hãm sự trau dồi kiến thức.

Tính hiệu quả của  phần mềm phụ thuộc vào sự quyết định của các nhà doanh nghiệp. Một phần mềm chuyên nghiệp của nước ngoài không chắc đã là sản phầm hữu hiệu. Những nhận xét trên đấy đã cho thấy phần mềm kế toán quốc tế có nhiều điều hạn chế trong doanh nghiệp Việt nam. Bên cạnh đó, giá thành hạ cũng không phải là tiêu chí duy nhất để chọn lựa phần mềm. Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ và biến đổi của thị trường, doanh nghiệp sẽ đón nhận những phần mềm kế toán phù hợp hơn và ứng dụng của nó mang lại nhiều hiệu quả hơn.

Tính hiệu quả của  phần mềm phụ thuộc vào sự quyết định của các nhà doanh nghiệp. Một phần mềm chuyên nghiệp của nước ngoài không chắc đã là sản phầm hữu hiệu. Những nhận xét trên đấy đã cho thấy phần mềm kế toán quốc tế có nhiều điều hạn chế trong doanh nghiệp Việt nam. Bên cạnh đó, giá thành hạ cũng không phải là tiêu chí duy nhất để chọn lựa phần mềm. Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ và biến đổi của thị trường, doanh nghiệp sẽ đón nhận những phần mềm kế toán phù hợp hơn và ứng dụng của nó mang lại nhiều hiệu quả hơn.
Tính hiệu quả của  phần mềm phụ thuộc vào sự quyết định của các nhà doanh nghiệp. Một phần mềm chuyên nghiệp của nước ngoài không chắc đã là sản phầm hữu hiệu. Những nhận xét trên đấy đã cho thấy phần mềm kế toán quốc tế có nhiều điều hạn chế trong doanh nghiệp Việt nam. Bên cạnh đó, giá thành hạ cũng không phải là tiêu chí duy nhất để chọn lựa phần mềm. Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ và biến đổi của thị trường, doanh nghiệp sẽ đón nhận những phần mềm kế toán phù hợp hơn và ứng dụng của nó mang lại nhiều hiệu quả hơn.
Mặt khác, các công ty sản xuất không có chi nhánh trực tiếp tại Việt Nam nên việc bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật không thuận tiện. Hệ thống máy vi tính sử dụng trong các doanh nghiệp không phải luôn luôn đảm bảo chất lượng quốc tế vì thế nên thường có những hỏng học nặng họặc mất mát  dữ liệu. Chi phí cho bảo trì đôi khi rất cao vì doanh nghiệp phải nhờ đến các chuyên gia nước ngoài.

Vì sao phần mềm kế toán Việt nam đứng vững được trước sự cạnh tranh của phần mềm quốc tế?

Do tận dụng nguồn nhân lực trong nước và áp dụng các chương trình ít phức tạp nên giá thành của các phần mềm Việt nam thấp hơn phần mềm quôc tế rất nhiều. Giá chỉ giao động từ vài trăm đến vài nghìn USD. Đây chính là ưu điểm cạnh tranh lớn nhất giúp phần mềm kế toán Việt nam dành được thị trường trong nước.

Phần mềm kế toán Việt Nam sản xuất ra nhằm mục đích cung cấp cho doanh nghiệp Việt Nam là chính, vì thế giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng đều bằng tiếng Việt thuận lợi cho việc khai thác thông tin và sử dụng.

Các phần mềm chuyên nghiệp sản xuất trong nước được xây dựng dựa trên hệ thống kế toán Việt Nam nên hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Các thay đổi thường xuyên của Bộ tài chính trong hệ thống tài khoản, hạch toán, hệ thống báo cáo cũng được cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài. Bên cạnh đấy do giá thành không cao nên các doanh nghiệp có thể đặt hàng để có một phần mềm phù hợp nhất với hế thống quản lý của doanh nghiệp.

Công việc bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời. Do các chuyên viên viết phần mềm và các nhân viên chuyển giao phần mềm đều là người Việt Nam và ở Việt Nam nên khoảng cách địa lý không tạo ra chi phí lớn cho việc bảo hành, bảo trì. Mặt khác, giá nhân công ở Việt Nam rẻ hơn nhiều so với các chi phí cho người nước ngoài mỗi khi cần các chuyên viên kinh nghiệm nên việc bảo hành, bảo trì cũng tốn chi phí ít hơn.

Tuy nhiên, phần mềm Việt Nam không phải không có nhiều điểm hạn chế. Đối với các doanh nghiệp áp dụng hai hệ thống kế toán; Việt Nam và hệ thống khác như US GAAP, IASB thì không tránh khỏi gặp những lung túng khi hoàn thành sổ sách theo hệ thống kế toán nước ngoài. Giữa phần mềm kế toán Việt Nam và quốc tế là cả một khoảng cách khác nhau lớn về cấu trúc và công nghệ. Thêm vào đấy, người làm kế toán chỉ quen làm với giao diện tiếng việt cũng như không khai thác tài liệu bằng tiếng nước ngoài làm hạn chế và kìm hãm sự trau dồi kiến thức.
Tính hiệu quả của  phần mềm phụ thuộc vào sự quyết định của các nhà doanh nghiệp. Một phần mềm chuyên nghiệp của nước ngoài không chắc đã là sản phầm hữu hiệu. Những nhận xét trên đấy đã cho thấy phần mềm kế toán quốc tế có nhiều điều hạn chế trong doanh nghiệp Việt nam. Bên cạnh đó, giá thành hạ cũng không phải là tiêu chí duy nhất để chọn lựa phần mềm. Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ và biến đổi của thị trường, doanh nghiệp sẽ đón nhận những phần mềm kế toán phù hợp hơn và ứng dụng của nó mang lại nhiều hiệu quả hơn.

Tính hiệu quả của  phần mềm phụ thuộc vào sự quyết định của các nhà doanh nghiệp. Một phần mềm chuyên nghiệp của nước ngoài không chắc đã là sản phầm hữu hiệu. Những nhận xét trên đấy đã cho thấy phần mềm kế toán quốc tế có nhiều điều hạn chế trong doanh nghiệp Việt nam. Bên cạnh đó, giá thành hạ cũng không phải là tiêu chí duy nhất để chọn lựa phần mềm. Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ và biến đổi của thị trường, doanh nghiệp sẽ đón nhận những phần mềm kế toán phù hợp hơn và ứng dụng của nó mang lại nhiều hiệu quả hơn.

TCKT

Phần mềm kế toán: “Đất” của hàng nội

November 13, 2011 Leave a comment

(TBVTSG) – Không giống các mảng thị trường khác, thị trường phần mềm kế toán được coi là “lãnh địa” của sản phẩm trong nước. Theo thống kê chưa đầy đủ của giới chuyên gia,  phần mềm trong nước chiếm tới 80% tại thị trường này.

Thị trường phần mềm kế toán hiện đang có hơn 60 sản phẩm lớn nhỏ khác nhau của 30 nhà cung cấp như Fast, Misa, Bravo, Bitware, ANSI, BORO…và phần lớn trong đó là các sản phẩm trong nước. Do yêu cầu đặt ra đối với phần mềm kế toán thường là phải mang tính đặc thù, ví dụ như tính đáp ứng chuẩn mực, quy định của nhà nước và phù hợp với nền kế toán Việt Nam, nên phần mềm nội địa chiếm đa số bởi nhà sản xuất trong nước am hiểu về thị trường hơn. Bên cạnh đó, phần mềm trong nước được bán với giá thấp nên sản phẩm ngoại nhập khó cạnh tranh.

Bài toán cạnh tranh

Tại lễ trao giải thưởng giải pháp công nghệ thông tin 2009 do tạp chí PC World Vietnam vừa tổ chức mới đây, phần mềm Fast Accounting và Misa SME được ghi nhận là hai giải pháp kế toán doanh nghiệp được nhiều người bình chọn.

Giải pháp Fast Accounting được phát triển bởi Công ty cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (Fast) – một trong những doanh nghiệp chiếm thị phần lớn trên thị trường phần mềm kế toán hiện nay. Fast hiện cũng đang cung cấp cả phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập mang tên Fast Book và phần mềm quản trị tài chính-kế toán mang tên Fast Financial.

Ông Nguyễn Duy Hiển, Trưởng phòng tiếp thị công ty Fast, cho biết sản phẩm phần mềm kế toán của doanh nghiệp này đã được xây dựng hơn 12 năm và hiện có khoảng 3.500 khách hàng sử dụng. Công ty đang đầu tư nhiều vào dịch vụ tư vấn ứng dụng và bảo hành.

Fast là sản phẩm được sử dụng trong việc đào tạo ở các trường đại học, cao đẳng nên tạo ra được cộng đồng người sử dụng lớn và điều này cũng đang trở thành lợi thế của nhà sản xuất cũng như các doanh nghiệp sử dụng phần mềm này.

Thị trường phần mềm kế toán giai đoạn trước năm 2002 chủ yếu là những sản phẩm ngoại như Sun System, Exact Software, AccPack… Nhưng sau đó, hàng loạt các giải pháp kế toán được các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam tập trung sản xuất và được bán ra thị trường với giá thấp đã tạo nên một cuộc cạnh tranh sôi nổi.

Trên thực tế, đã có nhiều ý kiến đánh giá các phần mềm kế toán ngoại có giá bán cao mà lại chưa theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Bên cạnh đó, khi khách hàng gặp những khó khăn phát sinh trong quá trình ứng dụng cần giải quyết thì khâu dịch vụ sau bán hàng lại không có đội ngũ tại chỗ. Điều này cũng góp phần làm giảm tính cạnh tranh của phần mềm kế toán ngoại tại thị trường Việt Nam.

Cập nhật tính năng mới và đón đầu xu hướng

Do áp lực cạnh tranh trên thị trường, hiện các doanh nghiệp cung cấp phần mềm kế toán luôn tổ chức hội thảo để giới thiệu những phiên bản mới để cập nhật những tính năng mới đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng. Công ty Fast vừa hoàn thành và tích hợp phân hệ thuế thu nhập cá nhân cho các phần mềm kế toán đang cung cấp. Bởi theo luật, thuế thu nhập cá nhân sẽ được thực hiện theo phương pháp khấu trừ tại nguồn.

Đối với các doanh nghiệp là đơn vị chi trả thì việc theo dõi, tổng kết và báo cáo thuế thu nhập cá nhân là một công việc khá lớn và phức tạp, đòi hỏi phải có công cụ thực hiện cho bộ phận nghiệp vụ. Ông Hiển cho biết, nắm bắt được nhu cầu này, ngay từ khi Luật Thuế thu nhập cá nhân ra đời, Fast đã tiến hành nghiên cứu và phát triển phân hệ quản lý thuế thu nhập cá nhân.

Trong khi đó, nhà sản xuất phần mềm kế toán Bitware cũng mới đưa ra phiên bản Bit Accounting 2010 thêm các tính năng mới so với phiên bản trước đó. Trong bối cảnh suy thoái kinh tế, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường xuyên đặt ra yêu cầu về kiểm soát các tiềm lực, tài nguyên trong doanh nghiệp mình.

Trong phiên bản 2010, ngoài việc duy trì và phát triển các tiện ích sẵn có của phần mềm trợ giúp doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn lực, bitware còn tạo ra một hệ thống báo cáo dành riêng cho các nhà quản trị, được xem như là “trung tâm quản lý khủng hoảng”.

Đây là hệ thống các báo cáovề các vấn đề công nợ, bán hàng, mua hàng, tiền gửi ngân hàng và tiền mặt… tại doanh nghiệp. Như vậy, người quản lý doanh nghiệp cũng trở thành người sử dụng phần mềm như những người làm kế toán.

Đánh giá về cơ hội, đa số các nhà cung cấp giải pháp phần mềm đều cho rằng, nền kinh tế Việt Nam đang phát triển nên số lượng doanh nghiệp mới không ngừng tăng lên. Trong khi đó, số lượng doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác nghiệp vụ là chưa nhiều nên đây là cơ hội rất lớn cho các nhà cung cấp giải pháp.