Archive
Phân loại phần mềm kế toán
Có nhiều cách để phân loại phần mềm kế toán và mỗi cách sẽ cho ta thấy một cái nhìn khác nhau mỗi loại phần mềm. Ở đây xin đưa ra cách phân loại theo nguồn gốc của các phần mềm có mặt trên thị trường nhằm giúp doanh nghiệp, cá nhân quan tâm có cái nhìn sâu sắc hơn về ưu, nhược điểm của các loại phần mềm cũng như thảo luận tìm ra biện pháp hoàn thiện chúng. Nếu phân loại theo nguồn gốc, có thể chia các phần mềm thành 3 loại đó là phần mềm của nước ngoài như Sum System, Peachtree, Quichbook… Phần mềm nội như Esoft, Fast, Bravo, Bit Accounting… Và phần mềm kế toán nước ngoài được Việt hóa như 1C:Kế toán 8. Mỗi loại đều có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng mà khách hàng nên chú ý tới.
Các phần mềm nước ngoài
Ưu điểm:
- Rất chuyên nghiệp, bạn có thể nhận thấy điều này khi sử dụng các phần mềm nổi tiếng như Sun System, Quickbook, Peachtree… Điều này có thể giải thích do ở các nước phát triển quy trình quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp nên phần mềm phải đáp ứng các điều kiện khắt khe.
- Phần mềm ổn định và được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến.
- Hệ thống báo cáo quản trị rất mạnh và các công cụ lập báo cáo thông minh. Ví dụ của Peachtree có thể kết hợp với Crystal Report để lập ra các báo cáo riêng cho khách hàng.
Nhược điểm:
- Điều đầu tiên đó là chi phí cao so với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam, giá lắp đặt thường giao động từ vài nghìn đến hàng trăm nghìn USD.
- Không tương thích hoàn toàn với chế độ kế toán Việt Nam. Các phần mềm nước ngoài thường hỗ trợ theo chế độ kế toán của Mỹ và Anh là chủ yếu.
- Đào tạo, vận hành tốn kém và chi phí cao. Để bộ máy kế toán có thể sử dụng hết các tính năng thường mất từ vài tháng đến cả năm.
- Bảo hành, sửa chữ khá phức tạp khi xảy ra sự cố và với chi phí cao. Mỗi khi xảy ra sự cố bạn sẽ phải mời chuyên viên nước ngoài sang và cho dù có khắc phục được hay không bạn cũng phải chi từ 500-1000 USD cho việc sửa chữa này.
Các phần mềm trong nước
Ưu điểm
- Ưu điểm đầu tiên đó là chi phí thấp, giá của các phần mềm nội thường giao động từ vài triệu đến vài chục triệu cho việc cài đặt và triển khai.
- Đơn giản và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Mỗi khi có thay đổi chính sách kế toán, các phần mềm nội khá nhanh trong việc cập nhật các thay đổi này.
- Dễ dàng tùy biến theo nhu cầu người sử dụng, hiệu chỉnh phần mềm kế toán nhanh theo yêu cầu mà chi phí thấp
- Việc hỗ trợ nhanh chóng từ các nhân viên trong nước và chi phí thấp hơn.
Nhược điểm
- Nhiều phần mềm thiết kế không chặt chẽ, tùy tiện và khả năng tự động hóa thấp. Ưu điểm đơn giản đồng thời cũng là nhược điểm của các phần mềm nội. Do đơn giản quá nên trong quy trình thường có nhiều kẽ hở dễ xảy ra sai sót và gian lận.
- Do dễ dàng tùy biến, nên nếu đội ngũ triển khai phần mềm thiếu kinh nghiệm, sẽ làm cho chương trình vận hành kém, nhiều sai sót và khó bảo trì các bản đã tùy biến.
Phần mềm nước ngoài được Việt hóa
Phần mềm nước ngoài được Việt hóa mới xuất hiện không lâu nhưng đã chứng tỏ được nhiều lợi thế của mình trên thị trường nước ta hiện nay.
Ưu điểm
- Có các tính năng mạnh mẽ giống với các phần mềm nước ngoài như cấu trúc chặt chẽ, chuyên nghiệp, độ ổn định và tính bảo mật cao… Đồng thời cũng kết hợp với một một số ưu điểm của phần mềm trong nước như khá phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính và quản trị khá mạnh với nhiều tiêu thức lựa chọn.
- Giá cả hợp lý hơn.
- Hỗ trợ tốt và nhanh hơn với chi phí hợp lý hơn các chương trình ngoại.
Nhược điểm
- Tuân theo các quy trình chuẩn quốc tế nên khá khó khăn trong việc áp dụng vào các doanh nghiệp không có mô hình quản lý chặt chẽ, nếu người dùng đã quá quen với các quy trình hạch toán tay sẽ khó trong việc chuyển qua tiếp nhận với một quy trình chuẩn.
- Có nhiều thuật ngữ nước ngoài nên người sử dụng thường không hiểu được ngay ý nghĩa trong giai đoạn đầu tiếp cận.
Kế toán đối với doanh nghiệp giải thể
Mặc dù Bộ Tài chính và các ngành chức năng liên quan đã ban hành nhiều văn bản pháp lý liên quan đến giải thể doanh nghiệp nhưng những vấn đề cụ thể về kế toán vẫn chưa được đề cập đến trong chế độ kế toán cũng như các quyết định, thông tư liên quan.
Giải thể doanh nghiệp có thể diễn ra do hết hạn thời gian hoạt động ghi trong quyết định thành lập mà công ty không xin gia hạn, do thua lỗ kéo dài hoặc việc duy trì công ty là không cần thiết… Khi giải thể doanh nghiệp, kế toán cần xác định giá trị tài sản của doanh nghiệp, giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải trả và các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động cũng như vốn chủ sở hữu. Thời điểm này đòi hỏi kế toán hoạch toán đúng, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ cần giải quyết và điều chỉnh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp không còn tồn tại. Mặc dù Bộ Tài chính và các ban ngành chức năng liên quan đã ban hành nhiều văn bản pháp lý liên quan đến giải thể doanh nghiệp nhưng những vấn đề cụ thể về kế toán, về phương pháp kế toán vẫn chưa được đề cập trong chế độ kế toán cũng như các quyết định, thông tư liên quan. Bài viết xin đưa ra một số kinh nghiệm trong kế toán Pháp về kế toán khi các doanh nghiệp giải thể để bạn đọc tham khảo.
Khi giải thể, doanh nghiệp phải chọn ra một người chịu trách nhiệm chính về các công việc giải thể, thông thường đó là một số các thành viên tham gia góp vốn hoặc một người thứ ba. Người nàu được cử ra theo quyết định của hội đồng các thành viên hoặc bởi toàn án.
Doanh nghiệp cần phải thiết lập các sổ kế toán cho việc giải thể dưới sự kiểm soát của hội đồng các thành viên và các quan sát viên (nếu có).
Các doanh nghiệp có thể không phải mở nhiều tài khoản riêng để phản án việc giải thể doanh nghiệp. Các nghiệp vụ về giải thể được hoạch toán như các trường hợp bình thường khác. Tuy vậy, khi giải thể, các doanh nghiệp cần mở một tài khoản đặc thù là “Kết quả giải thể” để tổng hợp thu nhập, chi phí bất thường phát sinh do việc giải thể.
Kế toán việc giải thể doanh nghiệp thường được chia thành 2 bước: (1) Thực hiện các bút toán giải thể, (2) Thực hiện các bút toán phân chia.
Các bút toán giải thể
| Tài khoản | Nợ | Có |
| Thanh lý tài sản cố định | ||
| Tiền mặt, TGNH | Giá thanh lý | |
| Hao mòn lũy kế | Hao mòn lũy kế | |
| Kết quả giải thể | Lãi | |
| Hoặc (Kết quả giải thể) | Lỗ | |
| Tài sản cố định | Nguyên giá | |
| Thanh lý hàng tồn kho | ||
| Tiền mặt, TGNH | Giá thanh lý | |
| Kết quả giải thể | Lãi | |
| Hoặc (Kết quả giải thể) | Lỗ | |
| Hàng tồn kho | Giá xuất kho | |
| Thu hồi nợ | ||
| Tiền mặt, TGNH | Khoản phải thu | |
| Khoản phải thu | Khoản phải thu | |
| Chi các khoản chi phí giải thể | ||
| Kết quả giải thể | Chi phí giải thể | |
| Tiền mặt, TGNH | Chi phí giải thể | |
| Trả nợ | ||
| *Trường hợp 1: Tài khoản Kết quả giải thể có số dư nợ | ||
| Khoản phải trả | Số tiền còn lại* | |
| Tiền mặt, TGNH | Số tiền còn lại | |
| *Trường hợp 2: Tài khoản Kết quả giải thể có số dư có | ||
| Khoản phải trả | Tổng khoản phải trả | |
| Tiền mặt, TGNH | Tổng khoản phải trả | |
*Số tiền còn lại = Số dư tài khoản Tiền mặt, TGNH (+) Các khoản phải thu giải thể (-) Các khoản chi khi giải thể
Sau đó, kế toán cần lập lại Bảng cân đối kế toán sau khi xử lý các bút toán trên. Từ đó, tương ứng với hai trường hợp các khoản thanh lý tài sản bị lỗ hoặc lãi ta có hai Bảng cân đối kế toán khác nhau:
Trường hợp 1: Tài khoản Kết quả giải thể có số dư nợ
| Tài sản | Số tiền | Nguồn vốn | Số tiền |
| Kết quả giải thể | Nguồn vốn kinh doanh | ||
| Dự trữ | |||
| Nợ phải trả | |||
| Tổng tài sản | Tổng nguồn vốn |
Trường hợp 2: Tài khoản Kết quả giải thể có số dư có
| Tài sản | Số tiền | Nguồn vốn | Số tiền |
| Tiền mặt | Nguồn vốn kinh doanh | ||
| Tiền gửi ngân hàng | Dự trữ | ||
| Kết quả giải thể | |||
| Tổng tài sản | Tổng nguồn vốn |
Các bút toán phân chia
Đây là quá trình tất toán các tài khoản để hoàn trả vốn cho các chủ đầu tư đã tham gia góp vốn và phân chia các khoản lãi hoặc lỗ giải thể.
| *Trường hợp 1: Tài khoản Kết quả giải thể có số dư nợ | ||
| Nguồn vốn kinh doanh | Số tiền còn lại | |
| Dự trữ | Số tiền còn lại | |
| Nợ phải trả | Số tiền còn lại | |
| Kết quả giải thể | Tổng số | |
| *Trường hợp 2: Tài khoản Kết quả giải thể có số dư có | ||
| Nguồn vốn kinh doanh | Số tiền còn lại | |
| Dự trữ | Số tiền còn lại | |
| Nợ phải trả | Số tiền còn lại | |
| Phải trả các cổ đông, người góp vốn | Tổng số | |
| Phải trả các cổ đông, người góp vốn | X | |
| Tiền mặt, TGNH | x | |
Phần mềm kế toán 